Conseil/Compta : Rexco Conseils, un cabinet comptable “zéro papier”

 

Désireux de faire évoluer les méthodes de travail du cabinet et ainsi le faire passer à l’ère du numérique, Rexco Conseils a sollicité les services de Novaxel fin 2010 afin de se faire accompagner vers le zéro papier.

Focus sur cette collaboration avec Pascale Jaussaud, expert comptable et commissaire aux comptes et Pierre-Olivier Jaussaud, co-fondateur de Rexco Conseils.

Qui est Rexco Conseils ?

Né de la volonté de créer un nouveau type de cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, capable de répondre aussi bien aux attentes des PME-PMI que des artisans ou des professions libérales, Rexco Conseils accompagne depuis 2006 les entreprises dans leur développement au travers de missions d’ordre comptable, fiscal ou encore juridique.

Implanté à Boulogne-Billancourt en région parisienne, le cabinet compte aujourd’hui 22 collaborateurs, qui oeuvrent chaque jour pour de prestigieux clients dont le chiffre d’affaires oscille entre 2 et 10 Millions €, issus de secteurs variés tels que l’évènementiel, la publicité, les médias ou encore le BTP.

PROBLÉMATIQUE

“De 2006 à 2010, l’unique “solution logicielle” que nous utilisions était la suite Microsoft Office. Notre système de classement des documents clients a rapidement montré ses limites notamment en termes de sécurité où nous n’étions jamais à l’abri d’égarer un dossier suite à une mauvaise manipulation d’un de nos collaborateurs” lance Pascale Jaussaud, expert comptable et commissaire aux comptes.

Les métiers comptables imposent l’archivage et la sécurisation de documents et d’échanges souvent confidentiels. “Durant quatre années, nous étions une entreprise tout papier si je puis dire” explique Pierre-Olivier Jaussaud, co-fondateur de Rexco Conseils. “Nous avions accumulé un tel volume de documents que sa gestion humaine en était devenue une activité chronophage, à laquelle il fallait mettre un terme” poursuit-il.

Déterminés à éradiquer le papier de leur quotidien, Pascale et Pierre-Olivier Jaussaud se sont fixés un objectif précis : se munir d’un outil logiciel qui allait leur permettre de réduire leurs émissions et réceptions de documents papier, d’observer des procédures strictes en termes de numérisation et d’archivage des échanges, mais aussi d’accéder à l’ensemble de leurs documents comptables à distance lors de rendez-vous en clientèle.

CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT

“Nous avons connu Novaxel et leur solution de GED (Gestion Electronique des Documents) lors d’une mission chez un confrère expert comptable. Ce dernier utilisait leur logiciel et m’a convaincu, après quelques explications sur les fonctionnalités de l’outil et ses atouts, de contacter l’éditeur pour être, à notre tour, équipés de la GED Novaxel” explique Pierre-Olivier Jaussaud.

C’est donc fin 2010 que le cabinet Rexco Conseils s’est doté de la solution logicielle de Novaxel.

“Nous avons grandement apprécié le fait d’avoir affaire à un interlocuteur unique, qui nous a conseillés et accompagnés dans le déploiement de la GED en interne. Une fois formés, nous sommes nous-mêmes devenus formateurs de nos équipes à l’utilisation du logiciel. Dès lors, nous avons commencé à utiliser la GED Novaxel et immédiatement, avons perçu l’efficacité et la simplicité d’utilisation de l’outil” surenchérit Pascale Jaussaud.

BÉnÉfices

Après trois ans d’utilisation quotidienne de la GED, Pascale et Pierre-Olivier Jaussaud s’accordent sur un point : le logiciel leur a permis de réduire considérablement leur consommation de papier et de simplifier le travail de leurs collaborateurs.

“Le système de d’archivage se veut logique, et c’est ce que nous voulions. Les documents se classent automatiquement dans la bonne armoire, à l’intérieur du bon rayon, dans le bon classeur. Quand un de nos collaborateurs recherche un dossier, il sait parfaitement où il va le trouver” explique Pascale Jaussaud.

“Puisque l’ensemble de nos documents sont dématérialisés, nous ne nous déplaçons plus chez nos clients chargés de lourds dossiers. Seul un ordinateur portable où est stockée la totalité de nos documents nous suffit. Ainsi, nous ne perdons plus de temps à rechercher un document papier en particulier ; quelques clics suffisent pour le trouver” ajoute le co-fondateur de Rexco Conseils.

Le travail collaboratif est désormais une notion que connaissent bien les équipes du cabinet, qui peuvent consulter un document classé par n’importe lequel de leurs collaborateurs. La GED Novaxel répond en tous points aux besoins des équipes de Rexco Conseils en termes de simplification de la recherche et de sécurisation des données.

Évolutions

“Nous ne regrettons rien de cette collaboration avec Novaxel, qui a su répondre de manière très concrète à nos attentes en cernant avec précision nos enjeux” se félicite Pierre-Olivier Jaussaud.

“Même si aujourd’hui, nous ne prévoyons pas d’évolutions majeures pour notre GED, qui nous délivre déjà une qualité de services certaine, nous ne sommes pas fermés aux propositions de Novaxel et restons attentifs aux éventuelles améliorations du logiciel que pourraient nous soumettre l’éditeur” ajoute Pascale Jaussaud.

“Novaxel est sans contexte le fournisseur qui a su le mieux comprendre nos attentes en nous proposant une solution adaptée aux problématiques de notre métier. Nous qui souhaitions un outil simplifiant notre travail au quotidien… Pari réussi pour Novaxel !” conclut Pierre-Olivier Jaussaud.