Avant l’An 2000, chaque collaborateur du cabinet se créait ses espaces de stockage personnels sous Windows dans son ordinateur, les entretenait, ce qui pouvait occasionner de la confusion, des erreurs. Dans un passé récent, il fallait impérativement venir au bureau pour consulter un document. Mais cela, c’était avant la GED. Depuis la GED, tout ce que produisent les collaborateurs est centralisé, consultable à toute heure, de n’importe quel lieu sur la planète, au moyen d’un « banal et génial » outil informatique relié à Internet. Gilbert Métoudi, co-fondateur, directeur général du Groupe Berdugo Métoudi, a initialisé et a fait vivre cette transformation profonde qui a non seulement accru la productivité et le confort de travail en interne, mais a aussi apporté aux clients un surcroît de service et de satisfaction, vecteurs de fidélisation.
Le groupe
Berdugo Métoudi, du nom de ses fondateurs, a vu le jour en 1986. D’une création
ex-nihilo, il a pu atteindre aujourd’hui une dimension qui le range parmi les
150 premiers cabinets de la profession en France. Son siège est à Paris et ses
quelque 65 collaborateurs sont répartis entre trois établissements sur le
territoire national et sur sa filiale dédiée à la saisie externalisée. Son
champ d’activité est celui d’un cabinet comptable traditionnel complété par les
missions d’audit et de conseil.
"J’observais que
l’individualisme, présent de façon naturelle dans le travail de chacun,
pourrait à terme rendre plus complexe la gestion, engendrer des anomalies, mais
pas seulement cela, " explique Gilbert Métoudi. "Juste avant l’An
2000, nous avions en tête la création d’une structure dédiée à la saisie des
pièces comptables pour optimiser la production de nos autres implantations. Je
percevais que nous devions changer quelque chose dans le traitement des flux
documentaires si nous voulions parvenir à tout faire fonctionner et maintenir
de la visibilité partout sans nous noyer dans la paperasse. Mais quoi,
comment, à quel prix ? La GED est venue à point nommé."
La rencontre avec la GED et plus précisément celle mise au point par la société française novaxel s’est effectuée par le truchement des éditeurs et, en particulier, CCMX, devenu CEGID. "Ce fournisseur de notre profession proposait des solutions complémentaires aux siennes pour équiper les cabinets comptables, et la GED en faisait partie. J’ai assisté à une démonstration et n’ai eu aucun mal à convaincre mes associés du bien-fondé de cette technologie. En effet, grâce à la GED novaxel, qui était opérationnelle depuis plus de deux ans sur tous nos sites, nous avons réussi très facilement, en 2002, l’ouverture de notre centre de saisie, distant de nos bureaux."
Dans la mise en place de
la GED, le Groupe Berdugo Métoudi a opté pour plusieurs
« armoires numériques » ou bases documentaires en fonction de
l’activité couverte : une base pour l'activité expertise comptable ;
une pour l'activité commissariat aux comptes ; puis la gestion patrimoniale;
l'administration interne du cabinet; et enfin une base pour accueillir les
archives (dossiers clos).
"Dans une société de service, un certain nombre
de collaborateurs vont et viennent", fait remarquer Gilbert Métoudi.
"C’est pourquoi il faut imposer la mise en place d’une organisation
capable d’assurer sans faille contrôle, transparence et continuité de la
prestation. La GED est un excellent moyen pour créer et faire respecter les
règles et les procédures liées à l’organisation du cabinet. Pour beaucoup de
collaborateurs, entrer dans la GED est naturel. Pour d’autres, qui y voient la
fin de leurs petites habitudes de rangement, on peut presque parler d’un
changement profond ! Cela dit, assez régulièrement on entend tel ou tel
suggérer de déplacer un répertoire vers un lieu semblant plus logique, et il
n’est pas difficile de s’en acquitter. L’organisation d’une GED s’affine, elle
se perfectionne au fil du temps, tandis que l’outil logiciel GED novaxel
proprement dit, quant à lui, s’enrichit constamment de nouvelles
fonctionnalités."
Gilbert Métoudi attire l’attention sur un aspect qui peut
sembler secondaire, mais qui est apprécié de tous les utilisateurs du matin au
soir : l’étroite association GED / Messagerie qui permet d’envoyer des
liens sur les pièces jointes d’un dossier. Le destinataire reçoit un mail et en
cliquant sur le lien, le dossier s’ouvre directement dans la GED avec les
bonnes pièces jointes. Ce sont les liens qui circulent et plus les pièces
jointes.
"Chez nous, le visiteur demande parfois avec un brin
de provocation pourquoi les adeptes du zéro papier que nous sommes devenus
entretenons encore un imposant parc de photocopieurs de dernière
génération : ce n’est pas pour produire du papier, c’est pour scanner,
pour produire du numérique qui désencombre nos bureaux. Un papier qui arrive
chez nous, c’est un papier qui va directement dans la machine à
dématérialiser !"
Après
une douzaine d’années de mise en pratique de la GED novaxel et avec
l’apparition récente des nouveaux appareils informatiques mobiles, le cabinet
Berdugo Métoudi voit la GED comme une plate-forme collaborative de partage de
l’information, ouverte sur l’extérieur. "D’ores et déjà, nos clients
accèdent à leurs dossiers dans notre GED par identifiant et mot de passe. Nous
leur ouvrons tous les documents dont nous sommes sûrs que la diffusion ne
posera aucun problème : bilans, liasses fiscales, fiches de paie,
déclarations, juridique… A travers le portail de notre site web www.berdugometoudi.fr,
nous leur permettons de consulter ces documents essentiels, ainsi que des informations générales ou réglementaires.
De
ce fait, la GED devient un outil indispensable, pour créer de la liaison et de
la fidélisation", conclut Gilbert Métoudi.
La toute prochaine étape de la collaboration du Groupe Berdugo Métoudi avec novaxel est en cours de réalisation : permettre l’accès au contenu de la GED de l’extérieur via le web non seulement par le micro-ordinateur classique (c’est fait), mais avec la même ergonomie par tous les appareils mobiles tels que les tablettes tournant sur les principaux systèmes d’exploitation.
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