BTP/Constructeur maisons individuelles : Le constructeur de maisons individuelles BCMI dématérialise et gère avec la GED novaxel un archivage de masse à longue conservation sous contrainte réglementaire

Demeures & Cottages

BCMI, Bâtisseur Concepteur de Maisons Individuelles, est passé de l’archivage de masse sur papier à la GED (Gestion Electronique de Documents) proposée par Novaxel et constate des gains spectaculaires en recherches se mesurant souvent en heures par dossier demandé. BCMI est un groupe représenté par trois marques opérant sur les départements de la Vienne, de la Charente, des Deux-Sèvres et de la Charente-Maritime. Chacune de ses marques désigne un type de construction : 

Demeures & Cottages	Constructions en parpaings
Demeures & Maisons Bois	Constructions à ossature bois
Les Maisons d’aujourd’hui	Constructions en briques

 

PROBLÉMATIQUE

 

Dans le bâtiment, tout constructeur est tenu d’assurer une garantie décennale : sa responsabilité est engagée sur une durée de dix ans sur les malfaçons qui compromettent la solidité et l'étanchéité d'un édifice, ou le rendent impropre à l'usage auquel il est destiné. Cette obligation légale engendre une grosse production documentaire, d’une part, et par ailleurs l’obligation de retrouver des informations sur une période dix années suivant la construction.

Avant la GED, qu’y avait-il chez BCMI : de classiques boîtes d’archivage, se comptant par centaines ou peut-être par milliers, occupant un local dédié. La situation est rendue encore plus complexe quand, comme le Groupe BCMI, le constructeur fait travailler des sous-traitants, qui eux-mêmes sont couverts par des assurances. Si l’on considère que les trois marques de BCMI réalisent entre 150 et 200 maisons chaque année, chaque chantier pouvant faire intervenir jusqu’à 10 à 20 sous-traitants, le volume documentaire à traiter et à conserver sur dix ans devient impressionnant. 

CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT

 

Madame Karen Finociéty est secrétaire de direction du Groupe BCMI : « Grâce à notre partenaire informatique Vienne Documentique, nous avons rencontré  les gens de Novaxel et avons vu tout de suite qu’ils étaient à notre écoute et sauraient s’adapter à notre fonctionnement. Ils ont effectué un audit de notre organisation et nous ont proposé un projet de plan de classement pour nos dossiers. Celui-ci répondait parfaitement à notre logique de travail et aujourd’hui encore il demeure totalement adéquat. En une journée, nous étions formés, puis assez vite opérationnels. Huit personnes utilisent la GED novaxel, elles seront bientôt dix. »

BÉnÉFICES

« Les bénéfices de la GED, nous les vivons au quotidien », explique Karen Finociéty. « Pour nous, il y a un avant, et un après la GED ! Avant la GED, quand un litige survenait, même mineur, il fallait consulter un cahier listant les clients par ordre chronologique, puis aller chercher son dossier dans le local, ainsi que celui des artisans intervenants et ceux de leurs assureurs. Pour compléter une recherche couvrant une ou deux expertises, il fallait compter une demi journée. Maintenant ? Comptez un quart d’heure ! Oui, le gain est énorme ! Pour être complet dans ce calcul, il faut ajouter le temps qu’il a fallu auparavant en amont pour numériser un dossier à archiver, disons 15 minutes. Le gain de temps reste énorme ! »

Évolutions

« Actuellement les bons de commandes sont imprimés avec un code barre, envoyés au client pour signature, et lorsqu’ils reviennent signés, ils sont numérisés avec une indexation automatique grâce au code-barre. Cela permet aussi d’identifier les bons de commandes non retournés signés. En 2014, nous avons prévu la mise en place du « contrôle de complétude » permettant d’identifier les dossiers incomplets. En effet, dans la branche « marchés » des documents comptables sont obligatoires, et avoir le contrôle des documents manquants sera une vraie sécurité comptable », conclut Karen Finociéty.

« Nous sommes heureux de vous préciser que Novaxel a conclu un partenariat métier avec CPPME, éditeur de la solution Arpro, spécialisé sur le marché des constructeurs de maisons individuelles, afin que toutes leurs éditions se classent automatiquement dans la ged novaxel » précise Martine Joulia-Cubizolles, directrice des opérations de Novaxel, Groupe Visiativ.