La Communauté de communes des Balcons du Lomont est une structure intercommunale créée en 2002, située dans le département du Doubs, Région Franche-Comté, non loin de Montbéliard et de la Suisse. Elle regroupe 12 communes : Blamont (siège), Abbévillers, Autechaux-Roide, Bondeval, Dannemarie, Écurcey, Glay, Meslières, Pierrefontaine-lès-Blamont, Roches-lès-Blamont, Thulay, Villars-lès-Blamont. Les Balcons du Lomont ce sont douze communes qui bordent la montagne du Lomont, telles des balcons. La Communauté de communes s’est équipée de la GED novaxel il y a deux ans. Marc Lacombe occupe la fonction d’agent de développement, sa mission est d’établir des diagnostics, de mettre en œuvre les projets souhaités par les élus, elle englobe la responsabilité des moyens informatiques.
À l’instar de tout ce qui
appartient au secteur public, une structure intercommunale brasse un gros
volume de documents. Le temps et l’énergie consacrés à la production ou à la
recherche de documents représentent donc un souci central pour tous les
responsables désireux d’améliorer l’efficacité des collaborateurs et la qualité
du service rendu à l’administré.
Après avoir observé
quelques remontées d’expérience et pris des renseignements dans la presse et auprès
de diverses sources sur les solutions de GED existantes (Gestion Electronique
de Documents), Marc Lacombe a fixé son choix sur la solution éditée par la
société française Novaxel, laquelle bénéficiait en outre d’une bonne expérience
auprès des communes et communautés de communes. « Nous n’avons noté, au
stade décisionnel, aucune réticence de la part des élus, dont beaucoup sont
adeptes des nouvelles technologies, » souligne Marc Lacombe.
« Ensuite, dans la mise en place de la solution, non seulement les
collaborateurs se sont parfaitement adaptés à l’utilisation de leur nouvel
outil de GED, mais ils ont même manifesté un certain enthousiasme ! Il
faut dire que le plan de classement pensé par Novaxel, s’appuyant sur
l’analogie avec l’armoire physique, est particulièrement intuitif et elle rassure
l’utilisateur en reprenant l’ergonomie de classement à laquelle il est déjà
habitué. »
Dans un premier temps,
cinq postes ont été équipés de la GED novaxel : celui du responsable, Marc
Lacombe et quatre postes administratifs de type secrétariat de mairie classique
(Etat civil…). Prochainement, deux nouveaux postes sont prévus en exploitation.
Les personnels ont été formés à distance, selon la méthode novatrice ayant
largement fait ses preuves chez Novaxel.
BÉnÉfices
« Qu’est-ce que nous
avons mis dans la GED ? Tout ! », s’exclame Marc Lacombe.
« Nous rangeons naturellement dans la GED ce que nous produisons, mais
aussi ce que nous recevons ; ce qui passe au scanner, mais aussi les
messages électroniques que nous estimons devoir conserver. Le ‘module courrier’
que nous a proposé Novaxel permet de tamponner de façon électronique le
courrier à date d’arrivée, et d’en assurer le suivi selon le processus de workflow définit pour contrôler son traitement. »
Plusieurs bureaux
décentralisés ont accès aux contenus de la GED via un réseau local ; l’information
est donc entièrement partagée. « Pouvoir donner la bonne information,
immédiatement et de manière pertinente à toutes questions posées au téléphone,
au lieu de se contenter de dire à son interlocuteur qu’on le rappellera plus
tard, cela fait partie du service de qualité que nous devons au citoyen et, par
un ricochet, cela donne à notre administration une image moderne et dynamique, qui
nous met en phase avec les nouvelles technologies, » fait remarquer Marc
Lacombe.
Outre les deux postes supplémentaires envisagés, la
prochaine étape, déjà bien avancée, donnera un accès aux dossiers par le web,
en mode consultation, à plusieurs dizaines de conseillers communautaires, qui
sont les délégués élus de chaque commune siégeant à la Communauté, en nombre
proportionnel à celui des habitants de leurs communes respectives.
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