Tutelles : 100% des 70 collaborateurs de l’ATFPO (mandataire judiciaire à la protection des majeurs) accomplissent leur mission avec la GED novaxel

La gestion des dossiers de plus de deux mille personnes

placées sous protection judiciaire

est intégralement dématérialisée

L’ATFPO est une association Loi de 1901 reconnue d’intérêt général qui est, depuis vingt ans, au service des personnes placées sous une mesure de protection judiciaire. Ses 70 collaborateurs répartis sur sept sites utilisent la GED novaxel (Gestion Electronique de Documents) pour l’ensemble des dossiers des personnes suivies par l’ATFPO. A sa constitution en 1989 l’association a été nommée Association Tutélaire de la Fédération Protestante des Œuvres et elle s’applique à respecter les principes de laïcité, tant dans son fonctionnement que dans la prise en charge des personnes protégées.

 

PROBLÉMATIQUE

 

Madame Danièle Kennis occupe le poste de Secrétaire Générale, elle est responsable du bon fonctionnement  du siège de l’Association. A sa prise de fonction en 2009, l’une des missions qui lui ont été assignées fut celle de mettre en place une dématérialisation des documents pour les dossiers administratifs des personnes protégées. L’ATFPO, dont le siège est dans le XX^e arrondissement de Paris, opère au travers de 6 antennes installées dans trois arrondissements de la capitale (13^e, 12^e et 17^e arrondissements) ainsi qu’à Créteil (Val-de-Marne), Montigny-le-Bretonneux et Rambouillet (Yvelines). Chaque antenne a la charge du suivi de 250 à 300 personnes majeures protégées. « Notre mission peut être définie de façon assez simple pour la partie administrative, » explique Danièle Kennis. « Elle consiste à accompagner les personnes sous protection dans leurs démarches, formalités et engagements divers, par exemple pour la gestion de leur budget, leur bail, leurs factures. Les personnes majeures protégées sont placées par les Juges des Tutelles sous un des régimes juridiques que sont la tutelle, la curatelle, la sauvegarde de justice, la mesure d’accompagnement judiciaire. L’ATFPO est agréée comme mandataire judiciaire à la protection des majeurs auprès des instances de Paris, des Yvelines et du Val-de-Marne.

     Le problème posé était de dématérialiser tous les documents relatifs à chaque personne suivie, répartis en quatre grandes catégories : juridique ; social ; banque ; habitation (ces grandes catégories existaient déjà dans la procédure qualité « papier »). Et cela pour environ 300 personnes suivies par chaque antenne, pour un total actuel de 70 utilisateurs, c’est-à-dire en fait tous les collaborateurs de l’association.

   Les dossiers papier des personnes protégées depuis le début de l’association font l’objet d’un passage au scanner pour intégration dans une bibliothèque spécifique « archives Novaxel » et ont été une partie non négligeable de la décision de passer par une GED afin d’économiser en m² d’archives papier, souci commun à beaucoup d’associations. En effet, certaines archives dites « sensibles » doivent être conservées 30 ans après la fin de la mesure.

CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT

 

« J’avais vu fonctionner la GED novaxel dans une autre organisation, » explique Danièle Kennis, « Puis notre fournisseur de photocopieur Toshiba, qui avait un partenariat avec la société Novaxel, nous en a parlé, et c’est en 2010 que nous avons adopté cette solution. Nous procédons par étapes : d’abord scanner un certain nombre de documents identifiés comme prioritaires (impôts sur le revenu, jugement de mise sous protection…), puis passer en GED le courrier sortant (via Workflow), puis viendra le tour du courrier entrant, et cela dans toutes les antennes, qui naturellement ont progressé à des rythmes inégaux, certaines prenant parfois de l’avance sur les autres. Par exemple, le paiement des factures fournisseurs s’opère, via workflow, pour le service du siège seulement »

     Un des défis posés était de faire appliquer et accepter de façon égale la GED sur 6 sites. Pour éviter cet écueil, la démarche imaginée par l’ATFPO mérite d’être rapportée : des volontaires ont constitué une équipe pilote chargée de tester la mise en place de l’outil de GED sur le plan pratique sur le terrain. Un appui technique était exercé via le chef de projet au siège.  L’originalité a été d’avoir fait en sorte que cette équipe soit composée d’un échantillon représentatif d’utilisateurs-types ; c’est ainsi que l’on y trouvait un utilisateur enthousiaste, un autre indifférent ou neutre, et un collaborateur plutôt sceptique ou même réticent à l’adoption de la GED dans son travail. Et il a  fallu superviser et gérer l’ensemble. « Tout au long des trois phases d’intégration des documents dans la GED, nous avons déployé des efforts constants de formation, » souligne Danièle Kennis. « La responsable du site pilote, Mélanie Joly, et moi-même avons multiplié les explications sur les sites, encouragé la ré-appropriation de l’outil chaque fois que c’était souhaitable. J’ajoute que chaque antenne a une bibliothèque qui lui est propre, mais qu’en revanche le siège a accès à toutes les antennes, ce qui nous a permis de gagner en réactivité - et en qualité de transmission d’informations - dans les deux sens.» 

           

BÉNÉFICES

 

« Aujourd’hui tout le monde chez nous, 100% du personnel, est utilisateur de la GED et personne ne voudrait revenir en arrière. L’avantage avec la solution de Novaxel est de pouvoir se l’approprier à notre façon : à la différence de certains logiciels métiers, ce n’est pas une application clé en main, fermée, il y a une modularité telle que nos besoins ont toujours pu être servis, et si nécessaire le fournisseur répond avec des adaptations… nous ne nous trouvons pas devant un outil logiciel obligeant à entrer dans les cases prévues, bien qu’il soit nécessaire, pour le bon fonctionnement de l’association, d’imposer des procédures et des autorisations ! »

 Évolutions

 

Le projet le plus immédiat est l’intégration du paiement des factures des personnes protégées via le processus de Workflow, et non plus sous la forme papier. En effet, actuellement le bon à payer est apposé de façon manuscrite alors qu’au siège tout est réalisé, pour les factures de l’association, via les tampons de la GED novaxel (Bon à payer, payé, comptabilisé). Vient ensuite un projet lié à la mobilité : les collaborateurs portant le titre de ‘délégués à la protection’ représentent 50% du personnel, ils sont, pour une bonne partie de leur temps, en visite à domicile chez les personnes suivies. « Pour nos délégués, nous envisageons certainement un équipement informatique mobile, des tablettes par exemple, qui leur permettront de se raccorder aux dossiers à tout moment au cours de leurs déplacements… Ce sera notre prochaine évolution avec la GED novaxel ! » conclut la Secrétaire Générale de l’association.