CEREC
est un cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes à taille
humaine dont le siège est situé à Saint-Etienne. Il fait partie du groupe BCS
Conseils constitué de cabinets comptables installés à Saint-Etienne,
Andrézieux-Bouthéon, Saint-Chamond et Savigneux, dans le département de
la Loire (www.bcsconseils.com). Equipé depuis
treize ans de la GED novaxel, le dirigeant du cabinet CEREC témoigne de son
utilisation.
PROBLÉMATIQUE
« Par
nature, notre métier nécessite un fonctionnement en équipe, un travail
collaboratif, » explique Monsieur Jean-Philippe Berthouze,
responsable du cabinet CEREC. « Afin de répondre au mieux à chaque client,
plusieurs conseillers peuvent être impliqués afin de couvrir la totalité de
notre champ d’action dans nos missions : le domaine social, fiscal,
comptable et le conseil en général. D’où le besoin de disposer d’une base de
données qui soit commune et accessible à tous en permanence. Si on se
rappelle où en était la gestion électronique de documents en 2000, on se rend
compte à présent que nous avons probablement été des sortes de pionniers en la
matière ! »
« En
effet, à cette époque, comme toute l’information était numérisée, la GED était
identifiée comme un outil de numérisation, pilotant des scanners, » commente
Martine Joulia-Cubizolles, co-fondatrice de Novaxel et directrice des
opérations de Novaxel, groupe Visiativ. « Depuis quelques années,
les e-mail, les documents bureautiques, les éditions informatiques ne sont plus
imprimés pour ensuite être numérisés, car des connecteurs capturent directement
ces documents à la source. La GED d’aujourd’hui est devenue un outil
intelligent d’organisation, qui identifie par exemple les documents manquants
dans un dossier ou les documents en attente de retour de signature. Des
plugins fluidifient la relation entre la GED et les autres applicatifs, pour un
classement naturel … donc très intuitif ! »
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
Des
pionniers ? Oui, mais alors, comment s’est déroulée la mise en place de la
GED novaxel et quelle a été son acceptation au sein des cabinets ?
« Dès le début, nous avions trois sites à équiper, et nous avions préféré
par prudence de mettre en place la GED sur un seul d’entre eux, employant
quatre personnes. Le plus difficile, en fait, résidait autour de la
numérisation des documents, car si la GED en était à ses débuts, rappelons-nous
aussi que les matériels de scan étaient en 2000 encore peu performants.
Néanmoins, malgré la lourde tâche du passage au scan de l’existant, les effets
de la GED se sont fait rapidement sentir de façon positive, et
l’extension à tous les sites s’est dupliquée tout naturellement. »
Que mettez-vous dans la GED ?
« Nous gérons en GED tout ce que nous appelons les Dossiers
Clients, » poursuit Jean-Philippe Berthouze. « Un Dossier Client
comprend deux catégories d’éléments : il y a les éléments permanents que
sont par exemple les statuts, contrats, baux, engagements et investissements de
l’entreprise client pour la partie juridique et comptable. Puis la partie
sociale, avec les contrats de travail, les conventions collectives, etc. Par
ailleurs, on distingue les éléments qui sont variables par définition,
constituant la gestion annuelle de nos dossiers dans les mêmes domaines que
précédemment, et ces éléments ont l’avantage d’exister en numérique dès leur
création ! »
« La
solution de GED novaxel a-t-elle évolué depuis que nous l’employons ? Je
vous répondrai oui et non. Oui, la GED novaxel a connu des perfectionnements,
mais pour nous en toute transparence, grâce à son interface ergonomique et
totalement paramétrable en fonction de nos priorités, si simple et si
intuitive, et qui nous est devenue si familière, le principe n’a pas évolué. Et
nous voyons cette stabilité comme un gros avantage pour notre productivité et
notre confort de travail ! »
« La
spécificité de novaxel est d’analyser finement l’organisation d’un cabinet,
afin de construire avec lui son plan de classement qui doit correspondre à
100 % de ses recherches. Ce plan de
classement est une indexation puissante de chaque document avec une double
entrée : trouver un document précis ou trouver un ensemble de documents pour
un dossier précis. L’interface noxaxel est intemporelle, car ce que l’on
classe aujourd’hui doit pouvoir être retrouvé demain par une autre personne. Cette interface doit être
fédératrice,
pour les documents bien sûr mais surtout pour les collaborateurs. Elle va leur permettre de
travailler ensemble dans un univers décloisonné et sécurisé. La GED novaxel se
positionne comme un outil stratégique pour favoriser le travail en équipe et optimiser
la productivité, » souligne Martine Joulia-Cubizolles.
Le dirigeant du cabinet
CEREC voit comme prochaine étape souhaitable -et réalisable- le partage des
informations contenues dans sa GED avec les clients, à distance, et cela dès
2014.
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