" Après sept ans d'utilisation de la GED Novaxel, je ne peux qu'encourager les collectivités à se doter d’une GED ouverte permettant une arborescence numérique capable de répondre ensuite à la règlementation PES V2 "

Albert Pontillon, Directeur des Systèmes d’Information - Communauté de communes du Petit Caux

La Communauté de communes du Petit Caux est une structure intercommunale française, située dans le département de la Seine-Maritime, région Haute-Normandie, entre Dieppe et Le Tréport. Elle regroupe 18 communes du département de la Seine-Maritime : Assigny, Auquemesnil, Belleville-sur-Mer, Berneval-le-Grand, Biville-sur-Mer, Bracquemont, Brunville, Derchigny, Graincourt, Glicourt, Gouchaupre, Greny, Guilmécourt, Intraville, Penly, Saint-Martin-en-Campagne, Saint-Quentin-au-Bosc, Tocqueville-sur-Eu, Tourville-la-Chapelle

Malgré sa taille modeste (18 communes, pour environ 9 000 habitants), la Communauté de communes du Petit Caux est une zone relativement riche et en pleine évolution, avec une population jeune. C'est une collectivité dynamique qui dispose d'un budget important compte tenu de sa taille et de compétences élargies (elle gère un parc d'infrastructures routières et de bâtiments particulièrement important). Un dynamisme qui se traduit également au niveau technologique : effort d'équipement informatique particulièrement important (287 ordinateurs en réseau, 8 serveurs virtualisés), GED performante.

 

 PROBLÉMATIQUE
 

 

La Communauté de communes du Petit Caux se situe sur une échelle nationale à un niveau statutaire important par l’ampleur des compétences qu’elle exerce : elle couvre la gestion de la petite-enfance, le secteur sportif, la voirie (70 Km de routes), les zones côtières et, de façon plus classique, les zones d’activités économiques, l’office du tourisme, 7 groupes scolaires où l’on compte un millier d’élèves. M. Albert Pontillon en est le Directeur des Systèmes d’Information, avec en plus une responsabilité sur la téléphonie et l’énergie. Il accumule 27 années d’expérience en informatique dont 18 ans à la Ville de Fécamp et une dizaine d’années en responsabilité au Petit Caux.

« Nous sommes venus à la GED au départ pour des raisons pratiques, » explique Albert Pontillon, «Les responsables n’étaient en effet pas tous présents en permanence, il fallait cependant qu’ils accèdent à leurs documents de travail d’où ils se trouvaient. Dans un premier temps, un VPN (réseau privé virtuel) apportait un moyen d’accès, mais pas aux courriers. J’ai pu, à l’époque de notre recherche (avant 2006), examiner le fonctionnement de certaines solutions de GED proposées sur le marché et je leur ai trouvé deux gros défauts. D’abord, la modification de la structure des documents intégrés à la GED, qui ne pouvaient plus être lus avec les logiciels d’origine, tels que Word de Microsoft ou Acrobat d’Adobe. En second lieu, le classement, donc ensuite la recherche des documents pouvaient entraîner quelque confusion... par exemple si tel document, disons une facture d’achat, est indexé par le système de GED sur le nom d’en-tête de la société émettrice, et que celle-ci possède plusieurs marques ou entités (Orange / France Télécom), des recherches n’aboutissent pas, ou alors une petite différence dans la saisie du nom recherché déclenche la création de trois ou quatre dossiers pour un même fournisseur, d’où un éparpillement inutile. »

 
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT

La veille technologique faisant partie de son action courante, Monsieur Pontillon avait répertorié une douzaine de GED différentes quand le moment d’un choix s’est approché, à savoir en 2006. Son attention s’est fixée particulièrement sur la GED novaxel, qui d’emblée semblait présenter des avantages déterminants par contraste avec les deux défauts généralement observés par lui dans les GED du moment : la modification de la structure du fichier ; le système de classement. La GED novaxel ne modifie pas le document, qui reste dans sa structure d’origine ; il y a simplement une compression pour un gain de place sur disques. « C’est une sécurité pour l’acheteur, qui pourra toujours ressortir ses documents dans leur état d’origine, en cas de besoin, » précise Albert Pontillon. « Quant au système de classement, là Novaxel est imbattable, grâce à un raisonnement de base tout simple représentant l’arborescence sous la forme familière de l’armoire d’un bureau avec ses étagères, ses classeurs, ses dossiers… en une demi-journée de manipulation tout le monde peut comprendre, et j’imagine que le système peut s’adapter à tout type de client utilisateur dans le public ou le privé. De plus, la fonctionnalité de visualisation du document à l’écran est un facilitateur indéniable.»

La Communauté de communes met dans sa GED un maximum de documents. « Ma philosophie est que tout document est important », confie Albert Pontillon. « Soit il est objectivement important au premier instant T, soit il peut soudain le devenir alors qu’il paraissait anodin au jour J. Je me rappelle un courrier signalant que l’étal d’un camelot sur le marché débordait sur la chaussée, cela semblait peu de chose ; mais quelques mois plus tard un accident est survenu à cause de cela, et ce courrier devenait une pièce importante. »

 

bÉNÉFICES 

 

« Je suis satisfait de constater, après sept années d’exploitation, que les deux principales qualités que j’avais cru pouvoir attribuer à la GED novaxel dans la phase de sélection se sont bien confirmées : simplicité et capacité d’ouverture. Aujourd’hui, après un usage intensif, je peux y ajouter : stabilité et fiabilité. Depuis nos débuts avec Novaxel, nous avons pu évoluer vers un accès web à distance et intégrer la signature électronique des documents au travers de l’accord de Novaxel avec ChamberSign : un clic pour une signature ! Par le workflow intégré, nous pouvons faire le suivi et la gestion de nos documents dans leur cheminement de validation de service en service. »

 

ÉvolutionS

Il faut savoir que le passage au Protocole d’Echanges Standard Version 2 (PES V2) sera effectif à la date du 1er janvier 2015. Il oblige à dématérialiser les flux comptables, supprimant la circulation du papier dans le relations comptables avec la Trésorerie Générale (bulletins de paie, factures, compte administratif, budget prévisionnel,…). « Grâce à son avance dans la dématérialisation, notre Communauté de communes a été choisie comme collectivité test, tandis qu’hélas beaucoup de collectivités sont encore au tout papier. Aujourd’hui, à un an et demi de la mise en place du PES V2, je ne peux que les encourager à se doter d’une GED ouverte permettant une arborescence numérique capable de répondre ensuite à la règlementation PES V2, » insiste Albert Pontillon. « Nous allons tout droit vers le sans papier intégral. Nous allons ainsi intégrer une zone parapheur permettant de valider nos documents dans leur avancée au travers du workflow, et notre GED novaxel, qui peut être vue actuellement comme un système d’archives vivantes et dynamiques, est en passe de devenir, en plus, le coffre-fort sécurisé de nos documents. »