Pierre
Narboni est un entrepreneur passionné. Et un amateur de vins de Bordeaux. Il a
adopté la Gestion Electronique de Documents (GED) pour faciliter la gestion des
22 sociétés sous son contrôle, parmi lesquelles 15 supermarchés dont certains
sous enseigne Simply Market et un vignoble du bordelais.
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| Pierre Narboni |
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| Château Peyrat-Fourthon (Haut-Médoc) |
PROBLÉMATIQUE
« Cela faisait déjà
une bonne vingtaine d’années que j’étais persuadé qu’il faudrait un jour ou
l’autre que toute la paperasse entre dans l’informatique, » explique M. Pierre
Narboni, dirigeant de 15 supermarchés, du vignoble Château Peyrat-Fourthon
(Haut-Médoc) et de quelques autres sociétés. « C’est en 2009 que j’ai
franchi le pas. Dans notre métier, comme dans d’autres j’imagine, nous sommes
envahis par le papier. Nous parvenions assez aisément à classer, mais retrouver
était nettement plus difficile. Mon objectif était double : limiter la
masse de papier : retrouver instantanément. »
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
« Aux
alentours de l’année 2009, je me suis mis en recherche d’une solution de GED,
d’abord de façon assez classique en explorant le web ; puis un ami
utilisateur de la GED novaxel me l’a recommandée, » raconte Pierre
Narboni. « J’ai commencé par télécharger la version gratuite monoposte destinée
aux particuliers, j’ai créé mes dossiers, mes arborescences, tout cela sans
aucun support du fournisseur, ni pour l’installation, ni pour la mise en œuvre,
tout mon apprentissage a été instinctif, les gens de Novaxel n’ont pas entendu
parler de moi. Enfin, après quelques mois d’exploitation, une fois bien
convaincu, j’ai téléphoné à Novaxel pour leur demander de venir me faire une
démonstration et une offre commerciale pour passer à la version
professionnelle. »
Novaxel Family,
version domestique gratuite de la GED professionnelle de Novaxel (rappel)
« En offrant notre logiciel de GED intuitive aux
particuliers, notre objectif est d’affirmer que novaxel est bien une GED
intuitive et universelle, qui permet de tout classer facilement pour adhérer au
Green Electronic Document » précise Martine Joulia-Cubizolles, Direction des
Opérations de Novaxel – groupe Visiativ. « Et aussi aider les entreprises à travailler
autrement, car derrière chaque particulier se cache un professionnel ! En cette
période de crise, collaborateurs, chefs d’entreprise, DSI, membres
d’association… tous ressentent le besoin urgent d’être encore plus efficaces,
en se libérant des dossiers papier. La GED novaxel est l’outil structurant et
pédagogique indispensable pour l’Entreprise 2.0 »
80 % des documents reçus sont des mails… qui se classent
tout seuls dans novaxel ! La fonction « imprime pdf » permet de convertir en
pdf tous les documents d’un simple clic… la fonction « découpe » permet de
découper un fichier pdf par page… la fonction « historique » permet de
retrouver tous les documents consultés dans une journée… Pour en savoir plus sur Novaxel Family,
suivez ce lien
bÉNÉFICES
Les contrats, les documents juridiques des sociétés,
les factures ventes du vignoble, les pièces d’achats sont passés en GED.
« Dans mes activités nous traitons quantité de messages électroniques, et
nos messageries en accumulaient des dizaines de milliers, » précise Pierre
Narboni. « La GED prend aussi en charge les emails, ce qui nous a permis
d’alléger nos boîtes de messages, avec désormais cet avantage énorme avec la
GED novaxel de retrouver un message en très peu de temps. Et naturellement le
plaisir ne serait pas complet si tout cela ne pouvait pas s’effectuer à
distance, de n’importe où et à toute heure ! »
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