Article SIPUBLIC.INFO/Collectivités/Mairies : Plaisir du zéro papier à Schlierbach

par M. Luc Derriano 

 

Think paperless ! En français : supprimez la paperasse ! A treize kilomètres de Mulhouse, le bourg de Schlierbach a adopté la gestion électronique de document (GED), comme une grande ville ! Objectifs: réduire sa consommation de photocopies, faciliter le suivi, l'archivage et la recherche du courrier et des dossiers administratifs. Accompagnée par son prestataire local, la mairie a retenu Novaxel. Déployée en 6 mois, la solution conduit désormais la collectivité à s'engager dans la dématérialisation de la chaine comptable et financière. 

 

Notre prestataire voulait absolument mettre en place une solution qui allait fonctionner !

"Nous avons hésité pendant un an : fallait-il une GED ou un petit logiciel sur le scanner et la photocopie ?
Et pour la GED, devions-nous retenir une solution sur un serveur interne ou hébergée ?", se souvient Mathieu Litzler, le secrétaire général (SG) de Schlierbach (1 200 habitants, Haut-Rhin). Après l'étude des offres concurrentes, notamment Canon et Toshiba, c'est finalement Espace Copie (le prestataire habituel de la mairie) qui présente Novaxel, en tant que distributeur, et convainc l'équipe. 

"Il voulait absolument mettre en place une solution qui allait fonctionner !", affirme Mathieu Litzler qui encadre deux agents administratifs. Pour éviter les problèmes de connexion et de transfert de fichier en bas débit, c'est une offre sur un serveur internalisé qui est finalement déployée, en juin dernier, pour un budget d'acquisition de 7 500 euros.

Base de données Firebird

"Novaxel est à la fois le nom du logiciel et de la société ", précise Frédéric Djezzar, auditeur et formateur de l'éditeur lyonnais. Son logiciel de GED permet de dématérialiser, partager et sécuriser les documents. Depuis plus de 15 ans, il sert 20 000 clients, soit environ 200 000 utilisateurs. Novaxel transpose les quatre zones de stockage physique des bureaux (armoires, rayons, classeurs et dossiers) en quatre index logiques. Il stocke les index ainsi que les documents dans une base de données libre de droit : Firebird. Conforme au standard SQL, la base de données Open source multiplateformes (client-serveur) permet d'utiliser la GED dans l'environnement de son choix : Windows, TSE, Citrix, Linux, Web... et même dans le Cloud ! "Pas encore sous Mac, mais c'est en cours…", promet le formateur. Les certificats et signatures électroniques (Chambersign, Certinomis, Signexpert...) sont intégrés. Les formats de fichiers standards conservés sont
importables ou exportables de l'explorateur à la GED, et vice versa... "D'autres solution de GED, nous sont apparues plus fermées, plus codées, ce qui ne facilitait pas le retour en arrière [ndlr : la réversibilité]. Et certaines étaient jusqu'à 6 fois plus chères…", reprend Mathieu Litzler pour justifier son choix.

Dématérialisation du courrier

" Le module de courrier est intégré à la GED qui permet d'organiser des documents dans une arborescence", poursuit Frédéric Djezzar. Concrètement, le matin, le courrier arrive et est scanné (30 par jour, en moyenne). Il est envoyé au trois administratifs, validé par le SG. Une fois validé, il passe chez les deux collaborateurs. Il est alors traité et classé. Le courrier peut être envoyé au maire par mail. " Si je fais du télétravail, je peux le traiter depuis chez moi", précise Mathieu Litzler. Pour la commune, cela représente un gros investissement organisationnel en amont sur le fonctionnement, le classement et l'archivage des documents. Novaxel donne "des tuyaux" : quel document va arriver, où, comment le gérer, le classer ? Puis transforme le process de la mairie en arborescence, au cours de l'audit qui précède le déploiement du logiciel. "Le courrier est trié, validé, annoté et dispatché. Il y a un chrono, souvent un fichier Excel d'enregistrement. Les documents sont des PDF, il n'y a pas d'océrisation [ndlr : optical character recognition]", détaille techniquement le formateur : compter environ 3h de prise en main pour le logiciel de GED et 30 minutes à une heure pour le module courrier. "Il faut de la bonne volonté pour déployer sa GED mais ensuite on gagne du temps sur la recherche documentaire car tout est numérisé et dans l'ordinateur", témoigne le SG. A Schlierbach, le partage des dossiers est notamment apprécié pour le suivi des permis de construire (une trentaine de pages papier économisées), ou pour les présentations des dossiers en conseil municipal.

Un seul connecteur manque et...

"Je peux dire que la mise en place s'est parfaitement déroulée", se réjouit Mathieu Litzler. Mais pour le SG qui veut désormais aller plus loin, la limite actuelle reste le manque de lien entre la GED et son logiciel de finance. Avec la préfecture, la commune est engagée dans un processus de dématérialisation de la chaine comptable et financière (protocole national PES). "Nous aimerions que la GED s'ouvre depuis le logiciel de traitement des factures mais il manque un pont avec Cosoluce (Edité par Ciril)", reconnaît Mathieu Litzler. Même si Novaxel a installé des scripts facilitant l'introduction des factures d'achats en comptabilité et leur transfert, avec des annotations en post-it électronique si nécessaire, il y a encore une attente d'un véritable connecteur ou au moins "d'un tunnel" entre les deux progiciels.

Il faudrait pour cela que les deux éditeurs se parlent… Mais combien de communes sont-elles concernées pour que le développement "sur mesure" entre la GED Novaxel et Cosoluce puisse être envisagé ? "Le workflow peut être mis en place mais il n'y a pas encore d'interaction entre la GED et les logiciels de flux comptable. La mairie de Douvaine (Haute-Savoie) est en pointe sur ce sujet…", reconnaît Frédéric Djezzar. Quand ce souci sera réglé, le maire de la petite commune alsacienne pourra enfin s'écrier : "Fertig mit dem Papier !"