Le
cabinet de géomètre-expert Colloud, implanté à Annemasse en Haute-Savoie, est
équipé de la GED (Gestion électronique de documents) de Novaxel depuis 2008 et
témoigne des avantages représentés par la dématérialisation dans une profession
qui brasse de plus en plus de documents administratifs et commerciaux. Le
cabinet Colloud emploie dix personnes, soit une dimension au-dessus de la
moyenne nationale qui est de 5-6 employés. Il existe depuis
1952.
PROBLÉMATIQUE
« Avant
la GED, nous disposions d’un serveur qui ne pouvait héberger qu’une partie de
chaque dossier, » explique Jean-Claude Colloud, gérant de la Sarl portant son
nom. « Nous recevions de plus en plus d’informations, et en produisions
nous-mêmes un volume non négligeable, que ce soit sous formes de messages
électroniques, de courrier émis et reçus, de télécopies et de documentations.
Nous nous sommes rendu compte que si nous n’adoptions pas une méthode pour gérer
tout cet afflux, nous serions vite débordés. Il fallait passer au numérique. Ce
que devait nous apporter la GED, je le voyais assez simplement : quand un client
appelait au téléphone, nous n’étions pas toujours capables de mettre la main sur
le dossier pour lui répondre dans l’instant. Il fallait que la GED donne à
chacun de nous accès aux informations sans quitter son poste. Nous y sommes
arrivés, et même au-delà : aujourd’hui, l’interlocuteur réclamant copie d’un
document l’a souvent reçue par email avant d’avoir reposé le téléphone à la fin
de la conversation… quelques clics de souris suffisent ! »
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
La
rencontre avec la GED novaxel s’est faite sur le stand d’un salon professionnel.
Comme presque toujours, une légère réticence, ou du moins une interrogation du
personnel a dû être surmontée, aisément. Il a été raisonnablement décidé de ne
pas numériser l’antériorité des documents existant (depuis 1952 !) avant la mise
en place de la GED, tâche qui aurait été gigantesque. La législation oblige à
une conservation des documents sur trente ans, mais le cabinet possède toutes
les archives depuis son démarrage en 1952. De même, les factures de vente
émises, environ 600 par an, sortent d’un progiciel métier et ne vont pas dans la
GED.
bÉNÉFICES
Désormais, le courrier
du cabinet sous toutes ses formes (papier, fax, emails) est dématérialisé, mais
aussi l’ensemble des documents administratifs d’arpentage, les certificats de
déclaration et d’urbanisme, les permis d’aménager. « Quand nous effectuons un
bornage, qui est une opération ayant
pour
but de fixer la limite séparative de deux propriétés privées
contiguës, nous nous félicitons
de tout avoir en GED, » fait remarquer Jean-Claude Colloud. « Quand on borne,
tous les propriétaires mitoyens de la parcelle bornée sont convoqués à une
opération contradictoire de bornage, il faut envoyer les convocations, dresser
le procès-verbal et gérer les échanges de courrier avec parfois 10 ou 20
propriétaires, et tout cela finit par faire du volume ! »
« Ce que nous
apprécions aussi avec le GED », ajoute JC Colloud, « c’est de pouvoir visualiser
le contenu du document pointé, sans ouvrir le fichier, dans un volet situé sur
la partie droite de l’écran. Cela permet de reconnaître en un clin d’œil que
c’est bien celui que nous recherchons, juste par l‘aperçu de son contenu, et
cette fonctionnalité se révèle bien pratique à l’usage »
Le cabinet Colloud a
profité de la capacité de la GED novaxel pour y classer, par simple ordre
alphabétique, toute une documentation générale métier, où l’on trouve par
exemple à la lettre A : Alignement ; Aménagements de voirie ; Amiante ;
Assainissement… c’est-à-dire une variété de textes, références et définitions
utiles à chacun dans l’exercice de la profession. On y trouve également tout ce
qui provient de l’Ordre des Géomètres-Experts. « Tout cela remplissait
auparavant d’épais classeurs dans des armoires et est devenu accessible, sous
protection codée, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, à toute
heure, » conclut Jean-Claude Colloud.
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