jeudi 28 mars 2013

Collectivités/Mairies : La Communauté de Communes du Petit Caux


Depuis mars 2005, la Communauté de Communes du Petit Caux, à proximité de Dieppe en Seine-Maritime, a mis en place un système de Gestion électronique de documents (GED) performante qu'elle étend progressivement.



Malgré sa taille modeste (18 communes, pour environ 9 000 habitants), la Communauté de communes du Petit Caux est une zone relativement riche et en pleine évolution au niveau de sa population grâce à la proximité de la Centrale Nucléaire de Penly. C'est une collectivité dynamique qui dispose d'un budget important compte tenu de sa taille et de compétences élargies (elle gère un parc d'infrastructures routières et de bâtiments particulièrement important). Un dynamisme qui se traduit également au niveau technologique : effort d'équipement informatique particulièrement important, GED performante.

 
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
Ce qui a différencié la GED Novaxel des produits concurrents, ce sont son approche très facile (facilité d'installation, utilisation très agréable) et sa fiabilité. La Communauté de Communes du Petit Caux cherchait  une solution qui ne modifie pas la structure du document, tout en s'appuyant sur des standards (Open Office, html, pdf, Jpg)).

Dans une première étape, les documents entrants ont été pris en compte dans la GED, à commencer par les courriers, les mails et leurs documents annexes, afin de faciliter le classement, la réponse, le suivi, la recherche pour les agents, ainsi que l'accès à distance pour les élus depuis leur domicile. Concrètement, quand le courrier arrive, une personne à l'accueil collecte les courriers des différents services, les trie en éliminant les courriers sans intérêt, les scanne, les identifie et les répartit dans des "panières" électroniques acheminées vers les différents services. Les utilisateurs peuvent ensuite récupérer les courriers en interrogeant leur "panière" et classer les documents.

Le système a été étendu à la réception des factures et des devis. Pour cela, une codification a été définie (avec l'intitulé du fournisseur et le numéro de facture) et plus de 150 fournisseurs ont été référencés. Il est dès lors possible de retrouver aisément toutes les factures d'un fournisseur, ou une facture précise pour la contrôler ou l'annoter.

On est entré ensuite dans une deuxième étape avec la prise en compte des documents sortants qui sont scannés après avoir été signés par les responsables (Président, Président Adjoint ou Directrice de la Communauté de communes) - à cet effet une fonction de scan a été intégrée aux photocopieurs - et ensuite réinjectés dans la GED qui est utilisée par une vingtaine d'utilisateurs. 


Évolutions

A terme, la Communauté de Communes vise ainsi la constitution et le suivi de dossiers complets prenant en compte l'ensemble des documents, depuis le courrier entrant, et des actions réalisées, jusqu'à la conservation et l'archivage à long terme.

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