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| La mairie |
Schlierbach est une commune de 1 200 habitants située en Alsace, non loin de Mulhouse, fière d’avoir été distinguée comme « commune nature » pour son renoncement à l’utilisation de pesticides pour l’entretien de ses espaces verts, et fière, aussi, d’avoir réussi à dématérialiser les montagnes de documents qui envahissaient les services administratifs communaux en adoptant la GED de Novaxel.
PROBLÉMATIQUE
« Nous avons cherché
pendant un an la solution de GED qui serait la plus adéquate pour une commune comme
la nôtre, » explique M. Mathieu Litzler, secrétaire général de la commune.
« Et cela pas seulement pour l’aspect budgétaire, car nous souhaitions
aussi quelque chose de simple et répondant aux besoins spécifiques d’une
collectivité territoriale. Il faut savoir que dans une mairie nous brassons
beaucoup plus de papier que dans une entreprise de dimension équivalente. Nos
besoins sont spécifiques sur le plan du partage des informations : dans
une commune de notre dimension, nous avons un premier magistrat qui n’est pas
présent à son bureau de maire toute la journée puisqu’il a une activité
professionnelle à temps plein, et si nous parvenons à nous libérer de la
contrainte du papier en lui permettant d’accéder à nos documents d’où qu’il se
trouve et à toute heure, alors tout devient simple. »
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| Maisons |
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| Le clocher |
Dans une commune, le
partage des dossiers est particulièrement apprécié sur les sujets qui sont à la
fois du domaine des marchés publics et se concrétisent par une réalisation
technique sur le terrain, une construction par exemple. Alors pouvoir consulter
sur un chantier des documents partagés devient un confort de travail
appréciable. A cette partie technique s’ajoute
la partie administrative ; les documents étant partagés, le service
comptable a accès aux documents et peut vérifier en un seul clic les pièces
administratives du dossier et l’exactitude des chiffres pour valider la facture
et ordonnancer le paiement.
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
Au cours de la phase d’identification
et d’évaluation des solutions possibles, les responsables de la commune de Schlierbach
ont hésité un moment entre une GED externalisée et une GED gérée sur un serveur
interne. Finalement, pour éviter des ralentissements dans les transferts de
gros fichiers dans une région ne disposant pas encore du très haut débit, le
choix s’est porté sur une GED interne. Dans cette phase de choix cruciale, un
prestataire attitré de la commune, la société Espace Copie, a joué
un rôle déterminant en orientant son client vers la solution Novaxel, qu’elle
estimait être la plus appropriée. « Novaxel avait déjà équipé plusieurs
communes, c’était rassurant pour nous, et je dois dire que j’ai bien apprécié
l’intérêt qu’ils ont montré pour nous faire avancer tout en progressant
eux-mêmes dans la recherche d’une adéquation toujours plus affinée de leur
outil GED, » fait remarquer le secrétaire général de la commune de
Schlierbach.
« Je
peux dire que la mise en place s’est parfaitement déroulée, » se souvient
Mathieu Litzler. « Il faut
dire qu’ici tout le personnel croulait sous le papier et espérait un
soulagement… mais attention, un gros travail de préparation a été accompli au
préalable dans la définition de l’arborescence des classements pour les futurs
documents dématérialisés. Notre prestataire Espace
Copie a été à nos côtés, et nous avons profité de la période plus
calme de juillet-août pour recevoir la formation à distance dispensée par
Novaxel. »
bÉnÉFICES
Désormais,
depuis juillet 2012, 100% du courrier entrant est scanné, et comme tout le
courrier sortant est numérique, la dématérialisation est totale. D’autres types
de documents, comme les permis de construire, sont traités en GED. Cela se
traduit par une grande rapidité dans les recherches et un confort de travail
accru. Mais c’est réellement dans le partage des dossiers que les bénéfices
sont selon M. Litzler les plus spectaculaires. « Par exemple,
pour les réunions du conseil municipal rassemblant 15 élus, je fais désormais
appel à un vidéo projecteur, et désormais tout le monde concentre son attention
sur l’information affichée à l’écran. D’une manière générale, nous éliminons
grâce à la GED novaxel toutes les éditions de papiers qui n’étaient utiles que
le temps d’une réunion. »
« Pour les factures d’achats, Novaxel a
installé pour nous des scripts facilitant leur introduction en comptabilité et
leur transfert à la Direction Générale des Services, avec des annotations en
post-it électronique si nécessaire. Nous avons aussi l’intention de
perfectionner les échanges dématérialisés avec nos partenaires extérieurs
privilégiés que sont le Trésor Public, la Recette des Finances et la
Préfecture, » conclut le secrétaire général de la commune de Schlierbach.
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