Expert Comptable : Axens - à la pointe de la GED intuitive avec novaxel

Conscient de l’importance de disposer d’un outil de GED pour stocker et classer intelligemment ses données Clients, le cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Axens a demandé à Novaxel fin 2012 de l’aider dans sa démarche d’adoption d’une solution intuitive de Gestion Electronique des Documents.

Retour sur cette collaboration avec Pierre Billet, expert comptable associé chez Axens.

Qui est Axens ?

Axens est un cabinet à taille humaine, implanté dans la région Rhône-Alpes à Saint-Etienne, Andrézieux, Lyon, Sury le Comtal et Sainte Sigolène. Avec plus de 90 collaborateurs répartis sur ces 5 sites, Axens est spécialisé depuis plus de 40 ans sur l’accompagnement des dirigeants de TPE/PME en termes de conseil fiscal et social, commissariat aux comptes, expertise comptable et conseil en gestion / organisation.

De nombreuses entreprises de la région font confiance à Axens, parmi lesquelles on retrouve des références comme BBA Emballages, Capstan, Grand Frais, le groupe BML Ville, ADThink Media, Raidlight, le Lyon Hockey Club ou encore Ravon Automobile.

PROBLÉMATIQUE

Les volumes de documents à archiver et à conserver sont colossaux dans les professions d’expert comptable et de commissaire aux comptes. Pierre Billet souhaitait que les équipes d’Axens disposent d’un système sécurisé et fiable, automatisant l’ensemble des processus de numérisation et de classement des documents. Pour simplifier le travail de ses équipes, il apparut alors évident à Pierre Billet qu’il était nécessaire de se munir d’un outil de GED.

“Du point de vue de l’informatisation des échanges, Axens a toujours été très en avance” explique Pierre Billet. “Il y a plus d’une dizaine d’années, nous étions d’ailleurs le premier cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes de la Loire à être passé à la dématérialisation des flux et de nos processus” poursuit-il.

Jusqu’alors, les équipes d’Axens utilisaient uniquement un logiciel métier comptable leur permettant de numériser et d’archiver leurs documents, de manière à optimiser le traitement de l’information.

“Notre outil logiciel comptable, bien que très performant, ne disposait cependant pas des fonctionnalités nouvelles de GED nous permettant l’automatisation du classement de nos fichiers dans les bons classeurs et/ou intercalaires numériques adaptée aux spécificités de notre organisation. La GED intuitive est, j’en suis convaincu, un outil intelligent qui facilite considérablement l’organisation d’une entreprise."

CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT

"Notre choix du prestataire s’est tout naturellement porté sur Novaxel, qui connaît parfaitement les caractéristiques de notre profession, et a été le seul à pouvoir nous proposer une solution sur mesure” ajoute Pierre Billet.

La condition sine qua non en effet pour Axens : que leur solution de GED s’intègre parfaitement à leurs logiciels métier. “Pour nous, il était fondamental que l’utilisation d’un outil de GED s’adapte à nos logiciels déjà en place et ne vienne pas “bouleverser” les habitudes de travail de nos équipes, les obligeant à faire des “allers-retours” perpétuels entre les logiciels et leur solution de GED.”

“Après la formation à l’outil début d’année 2013, nos 5 bureaux ont été équipés en février. Dès lors, nous avons commencé à utiliser la GED Novaxel pour la dématérialisation et le classement automatique de l’ensemble des documents de nos clients, mais aussi pour nos propres documents internes. Ce qui nous a plu est sans conteste le fait que les modules de la GED Novaxel soient complémentaires avec nos différents outils, ne nécessitant donc pas plusieurs manipulations entre différents logiciels” commente Pierre Billet.

BÉNÉFICES

Bien que la mise en place de l’outil de GED soit récente chez Axens, Pierre Billet se félicite de constater que les premiers effets positifs de l’utilisation de la solution sont là !

“En l’espace de quelques mois, nous avons déjà classé plus de 30 000 documents comptables, juridiques, sociaux et fiscaux, émis et réceptionnés. Les documents sont rangés de manière logique et classés automatiquement dans le bon fichier client, à l’intérieur du bon classeur numérique, ce qui nous fait gagner un temps considérable en termes de recherche documentaire !”

“L’autre atout de la GED Novaxel réside dans le fait que n’importe lequel de nos 90 collaborateurs peut accéder à un fichier archivé par l’un de ses collègues, le consulter ou le modifier. Cet outil facilite grandement le travail collaboratif de nos équipes dans un environnement sécurisé.”

 

ÉVOLUTIONS

Des perspectives d’avenir ? Pierre Billet nous confie la prochaine création d’un espace dédié aux clients d’Axens. Objectif : permettre aux chefs d’entreprise d’accéder à l’ensemble de leurs documents comptables grâce à un identifiant de connexion et un mot de passe personnels. “Le travail de classement intelligent des documents que nous effectuons pour nos clients leur sera désormais accessible en toute autonomie. Nous serons en quelque sorte leur “coffre-fort” numérique.”

Le mot de la fin

“Novaxel a parfaitement cerné et compris nos problématiques métier et a su nous proposer une solution et un accompagnement dans notre projet sur mesures, en parfaite adéquation avec nos attentes. Nous n’en attendions pas moins de leur part !” conclut Pierre Billet.