Aide à la personne : L’Etablissement d’Hébergement EHPAD Korian Samarobriva à Amiens gère les dossiers de ses 85 résidents par la GED Novaxel

Korian Samarobriva (1) est le nom d’une maison de retraite médicalisée EHPAD (Etablissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) appartenant au Groupe Korian. Ce Groupe est leader européen de la prise en charge de la dépendance, employant 15 000 collaborateurs pour environ 250 établissements en France, Allemagne et Italie, et il est coté à Euronext Paris. La GED intuitive novaxel a simplifié et rendu plus performante la gestion des documents concernant les 85 résidents qu’héberge l’établissement Korian Samarobriva.

PROBLÉMATIQUE  

Etablissement Korian Samarobriva, Amiens

Tout a commencé par le problème grandissant du stockage des archives. Tous les établissements de type EHPAD sont gros producteurs de papiers, et cela va croissant avec l’évolution des réglementations et les besoins de traçabilité. « Tel que je le voyais, le problème qui se posait à moi il y a quelques années semblait purement pratique, »  se rappelle M. Christian Claire, directeur de l’établissement Korian Samarobriva. « Tout simplement, je ne disposais plus d’un local assez vaste pour stocker mon archivage. Après une dizaine d’années de fonctionnement, nous nous sommes trouvés débordés, littéralement, à la fois par le volume et par la nécessité de maintenir ces archives organisées… empiler, oui, mais il fallait aussi pouvoir retrouver chaque document ! »

L’EHPAD Korian d’Amiens s’est tourné dans un premier temps vers les spécialistes de l’archivage, ce qui semblait une démarche logique puisque l’on était confronté à un problème d’archivage. Ces prestataires facturent leur service à l’année en fonction du volume et des besoins de récupération de documents, et à la condition que ceux-ci soient indexés, d’où un travail en amont de la part du client. « Nous n’avons pas adopté ce genre de solution, à cause de son coût et de la nécessité de conserver encore du papier », précise Christian Claire. 

 CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT  

Christian Claire, directeur Korian Samarobriva

La rencontre avec la GED novaxel s’opère par un chemin inattendu… « inattendu » du point de vue de l’utilisateur professionnel, mais stratégiquement planifié par les dirigeants de la société Novaxel (lire paragraphe ci-après sur novaxel Family). « J’avais dans ma famille un monsieur à la retraite qui s’intéressait d’assez près à la micro-informatique, comme c’est le cas de beaucoup de retraités je pense, » raconte Christian Claire. « Un jour, ce passionné attira mon attention sur un logiciel de gestion documentaire personnelle gratuit recommandé par une publication spécialisée. C’était la GED novaxel. Je l’ai adoptée chez moi, puis, satisfait, je l’ai présentée à mes collaborateurs, cela s’est fait tout naturellement… »

NOVAXEL FAMILY, VERSION DOMESTIQUE DE LA GED PROFESSIONNELLE DE NOVAXEL (RAPPEL)

« En offrant notre logiciel de GED intuitive aux particuliers, notre objectif est d’affirmer que novaxel est bien une ged intuitive et universelle, qui permet de tout classer facilement pour adhérer au  Green Electronic Document » précise Martine Joulia-Cubizolles, Direction des Opérations de Novaxel – groupe Visiativ. « Et aussi aider les entreprises à travailler autrement, car derrière chaque particulier se cache un professionnel ! En cette période de crise, collaborateurs, chefs d’entreprise, DSI, membres d’association… tous ressentent le besoin urgent d’être encore plus efficaces, en se libérant des dossiers papier. La GED novaxel est l’outil structurant et pédagogique indispensable pour l’Entreprise 2.0. »

80 % des documents reçus sont des mails… qui se classent tout seuls dans novaxel ! la fonction « imprime pdf » permet de convertir en pdf tous les documents d’un simple clic… la fonction « découpe » permet de découper un fichier pdf par page… la fonction « historique » permet de retrouver tous les documents consultés dans une journée… Pour en savoir plus sur Novaxel Family, suivez ce lien

 PREMIERS RETOURS ET BÉnÉfices

« Tous les avantages que j’avais montrés à mes collaborateurs à travers ma pratique personnelle de la GED novaxel se sont vérifiés par la suite, » explique Christian Claire. « On ne  se hâte plus vers les armoires, on ne passe plus de temps ni d’énergie à soulever des dossiers, on n’oublie plus de remettre un document à sa place. Aujourd’hui, il est évident que le personnel ne pourrait plus se passer de cet outil. »

Outre les solutions d’archivage externalisé, un logiciel concurrent de GED avait été examiné, mais il fut perçu comme moins simple, bien moins ergonomique que la GED novaxel (qualifiée par noxavel de « GED intuitive »). « Un logiciel de GED plus lourd aurait nécessité des validations, informatiques aussi bien que financières, au-delà de mes responsabilités, entraînant probablement un questionnement par rapport à l’informatique du Groupe, justifiées par des contraintes de sécurité, et autres. » La GED novaxel, au contraire, est réputée pour son bon rapport qualité/prix, et pour sa souplesse d’adaptation : deux scripts ont par exemple pu être développés pour l’établissement Korian afin d’effectuer un découpage des certaines parties de documents numérisés avec classement automatique des contenus isolés (factures et bulletins de paie).

 Évolutions

La totalité des traitements n’est pas encore passée à la GED. Sont pour le moment traités sous GED, d’une part l‘activité commerciale (facturation…), d’autre part la gestion du personnel. « Il existe deux manières d’utiliser la GED, » poursuit Christian Claire. « L’une est l’archivage ; l’autre est la gestion documentaire (le document vivant). Nous appliquons les deux. Ce qu’il faudrait dans l’avenir examiner, c’est l’extension à la GED novaxel des dossiers médicaux des Résidents, car seule la partie non médicale des Résidents est sous GED (commercial, administratif, paramédical…), il faudra avoir bien étudié quelles sont les obligations de conservation du papier dans ce domaine. »

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