Automobile : Un groupe de concessionnaires de véhicules utilitaires résout la complexité du partage de documents entre ses 22 sites grâce à la GED Novaxel

Du fait de son organisation multi site, le groupe a très vite identifié le besoin de mieux gérer les remontées d’information. Dématérialiser ses documents et leur appliquer une GED adaptée était la solution, et c’est Novaxel qui a été retenu. 


PROBLÉMATIQUE 

Avec sa stratégie de croissance par acquisitions, ce groupe regroupe 400 collaborateurs, repartis sur 22 sites. Une organisation de ce type peut engendrer des difficultés dans la remontée des informations et leur partage. En dématérialisant les documents pour les centraliser aisément, on résout une partie du problème (transférer et stocker), la seconde partie étant de pouvoir continuer à rendre les documents accessibles à ceux qui les ont émis, aussi facilement qu’à ceux qui les centralisent. Et cela, si possible, en bouleversant au minimum, voire pas du tout, les habitudes de travail.

CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT  

 

« Novaxel a baptisé sa solution ‘la GED intuitive’ et cette promesse de simplicité, nous l’avons reconnue dès les premières démonstrations qui nous été faites pas Novaxel », fait remarquer le Responsable de l’informatique du Groupe. « Nous avons immédiatement adhéré à l’analogie imagée, utilisée par Novaxel, celle de l’armoire contenant des étagères sur lesquelles reposent des classeurs et leurs subdivisions. Cela nous a bien plu. De plus, le coût de la solution nous a semblé abordable pour une entreprise comme la nôtre, c’était le produit qu’il nous fallait. »

Dans une première phase, ce sont tous les documents relatifs aux Relations Humaines qui ont été confiés à la GED : bulletins de paie, dossiers des 400 salariés. De même, tout le ‘juridique’ du Groupe est devenu accessible au directeur des services généraux en quelques clics quelle que soit l’implantation de l’entreprise où il se trouve, ce qui selon son témoignage constitue un confort appréciable. 

PREMIERS RETOURS ET BÉnÉfices

« Les utilisateurs de la GED me rapportent des témoignages très pragmatiques et pleins de bons sens, » confie le Responsable Informatique. « Ne plus avoir à se lever pour aller extraire des classeurs d’une armoire, les feuilleter, en ôter un document pour le passer au scanner, le reclasser correctement même si l’on a été entre temps interrompu par le téléphone ou un collègue qui entre dans le bureau… au lieu de cela, faire glisser le pointeur d’une souris sur un écran, procéder à trois ou quatre clics et retrouver le document en pièce jointe dans un message Outlook prêt à partir, c’est un grand confort nouveau et une grande sécurité. »

Le service informatique a dans ses projets 2013 l’intégration des documents d’achats et la dématérialisation du workflow c’est-à-dire de la chaîne de validation des documents à leurs différentes étapes d’approbation. A cette étape, tout ce qui pouvait être dématérialisé le sera.