L’accord Novaxel-H2i
Ces deux dernières
années, H2i a résolument tourné ses développements vers la dématérialisation
(courrier, relations clients…) et c’est dans cette optique qu’a pris place un
partenariat avec Novaxel, destiné à faire profiter les clients utilisateurs de
H2i d’un système de GED fluide, efficace et interfacé avec les différentes
applications bureautiques (messagerie, Word, Excel…) ainsi que d’un outil
entièrement dématérialisé portant sur les factures fournisseurs.
L’INTÉGRATION DE NOVAXEL DANS LES
SOLUTIONs H2i
La technologie GED de Novaxel
a été intégrée par H2i tout d’abord comme un enrichissement de l’offre
ARAMIS ; elle est par ailleurs utilisée pour la dématérialisation des
factures au moyen du module e-Factures présenté par Novaxel en mars 2012.
Rappel sur e-Factures :
e-Factures permet un gain
de temps considérable dans la récupération de factures auprès des fournisseurs
et facturiers. Au lieu de devoir aller chercher les factures dématérialisées
sur chaque « espace client » des fournisseurs et de devoir gérer autant
d’identifiants et de mots de passe, le module e-Factures permet, via un seul
point d’accès et un identifiant unique, de paramétrer la récupération
automatique des factures et autres relevés, suivant plusieurs critères :
- Dater et définir un cycle (mois, semaine, jour…) de récupération automatique des factures
- Créer des règles générales ou personnalisées en fonction des facturiers
- Déterminer le nombre de factures concernées lors d’une récupération en fonction de leur date d’émission
- Intégrer lesdites factures dans un workflow de validation
Une fois les réglages
validés, le module e-Factures va créer automatiquement les dossiers cibles dans
l’arborescence de la GED Novaxel de la société utilisatrice et se chargera
ensuite de récupérer et d’archiver les factures à la fréquence définie.
PREMIERS RETOURS ET BÉnÉfices
« Nos
clients gèrent des copropriétés et, pour chacune d’elles, ils reçoivent les
factures d’un nombre considérable de fournisseurs, ce qui peut représenter des
volumes importants, » fait remarquer M. Thibaut Chirié, Responsable
Opérationnel de H2i. « Avec les grands facturiers tels que EDF, Veolia,
Orange, la dématérialisation des factures est devenue pratique courante : ils
mettent à la disposition de leurs clients à la fois le fichier PDF de la
facture et un fichier de ses données comptables, selon une procédure classique. Ces
données sont intégrées directement dans la comptabilité, sans aucune ressaisie.
La facture est placée dans la GED concernée. »
La
dématérialisation et de l’automatisation des tâches libère le personnel de la
phase de saisie des factures achats, qui a toujours été perçue comme
fastidieuse et n’apporte aucune valeur ajoutée. « Ne plus avoir à
manipuler du papier ni recopier des écritures, cela se traduit par des gains
immédiats en temps et en fiabilité, » poursuit Thibaut Chirié. « Il
vaut mieux, pour eux-mêmes comme pour l’entreprise, que les comptables mettent
leurs compétences au service d’autres tâches comme les arrêtés de compte et le
contrôle, qui reste nécessaire. Tout le monde est gagnant. »
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