Aide à la personne : SAMDO, adhérente à l'UNA, déclare "la GED Novaxel nous a changé la vie"

C’est à la Grande Combe, au nord d’Alès dans le Gard, que l’association SAMDO, adhérente à l’UNA, dispense ses services de soins à la personne à domicile. L’association compte plus de 1000 clients locaux, uniquement des personnes âgées, ce qui représente 170 000 heures d’interventions par an réparties entre 131 intervenants. L’association compte par ailleurs neuf personnels administratifs pour gérer les plannings conséquents, les feuilles de salaire, les dossiers des clients et tous les autres documents essentiels en direction des partenaires sociaux et des caisses de retraite. Grâce à l’évolution conséquente des allocations personnalisées d’autonomie, le volume de travail et les besoins en personnel ont doublé en quelques années. Depuis deux ans, le périmètre de l’association est stable, cela a permis de consolider l’infrastructure interne par l’intégration d’une GED Novaxel. Mme Sylviane Blanc, directrice de l’association, explique ses choix techniques.



• PROBLÉMATIQUE ET CHOIX DE LA SOLUTION

« Nous étions confrontés à plusieurs problèmes matériels dans notre gestion des documents avant de passer à la GED, » se rappelle Mme Blanc. « Nos locaux sont par exemple sur deux étages, donc une partie du personnel devait sans cesse descendre ou monter pour aller consulter des dossiers. Il y a avait conséquemment beaucoup d’activités chronophages de rangement, de déplacement de dossiers, avec les risques de dégradation, d’erreurs de classement, de mélange de données. La GED répondait à notre triple besoin d’effectuer un inventaire, de nous simplifier la gestion des documents et surtout, point fondamental, de permettre à nos neufs administratifs d’avoir une visibilité égale des actions, décisions, comptes-rendus afin que les informations passent beaucoup mieux qu’auparavant. » Novaxel a été choisi début 2010 après avoir simplement bénéficié d’un bouche-à-oreilles flatteur et à la suite d’une démonstration.

• BÉNÉFICES

Mme Blanc a perçu immédiatement les gains de la GED : « Nous avons dématérialisé tous nos dossiers, effectué un inventaire pour voir quelles pièces pouvaient manquer et avons construit une base de données solide. Cela a pris une année. L’usage de la GED est devenue plus opérationnelle au cours de l’année écoulée et l’association a immédiatement constaté des gains de temps, un confort de travail très nettement amélioré et une équipe plus soudée, parce que beaucoup mieux renseignée, chaque membre se trouvant renforcé dans ses fonctions grâce aux systèmes de suivi, de hiérarchisation et de droits d’accès. Chacun peut se concentrer au mieux sur ses tâches propres. »

• ÉVOLUTIONS

L’intégration de la GED est trop récente pour susciter des demandes particulières de la part de l’association. A court terme, l’outil de GED est en passe de devenir le socle de travail de la structure. « Si on doit s’amuser de l’apport de la GED, c’est sur le constat que désormais j’ai l’impression de moins voir mes collègues qui ne se déplacent plus vers mon bureau et les dossiers ! Mais le confort apporté est tel que nous avons encore plus plaisir à nous parler, sur d’autres sujets qui ne manquent pas dans nos métiers. »