Expert-comptable : Le cabinet COGEREC fonctionne depuis près de douze ans sur la GED Novaxel, vue comme un élément clé du développement et de la rentabilité du cabinet

"Les experts-comptables doivent montrer l'exemple
et devenir les experts de la transformation numérique"
– Patrick Bilski, cabinet COGEREC

Lyon, le 3 octobre 2014 – Le cabinet d'experts-comptables COGEREC peut à juste titre passer pour un pionnier dans sa profession en matière de dématérialisation. Dès l'année 2002 une solution de GED (Gestion électronique de documents), celle de Novaxel, était mise en place. Aujourd'hui son dirigeant, Patrick Bilski, témoigne de près de douze années d'utilisation

• PROBLÉMATIQUE

"C'est en 2002 que nous est venue l'idée d'aller vers le numérique," se souvient Patrick Bilski, dirigeant du cabinet COGEREC. "Il faut dire que nous avions toujours démontré une volonté de nous placer à la pointe de l'informatique, chez nous la révision des dossiers se faisait déjà par ordinateur, en lieu et place de la fameuse feuille jaune inséparable du crayon. En 2002 nous avons décidé de franchir un grand pas : tout numériser. Mais attention, dans notre esprit comme dans celui du prestataire que nous avons choisi, Novaxel, il n'était pas question de devenir une entreprise de transformation de documents papier en documents numériques, ce que nous voulions, c'était produire directement en numérique, changer de média."

• CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT

Une fois la solution identifiée et adoptée, est venue la phase de mise en place, toujours délicate à conduire car elle touche à l'humain, aux habitudes de travail, à la capacité des collaborateurs à accepter plus ou moins vite le fait (qui deviendra pour tous une évidence) que procéder par quelques clics de souris est bien plus confortable, plus rapide, plus simple qu'avoir à se lever pour aller extraire un classeur d'une armoire, le feuilleter, le remettre en bonne place (et si ce classeur appartient à l'exercice d'il y a trois ans, il faudra peut-être aller très loin le chercher !). Chez COGEREC, il a été décidé de commencer avec la GED par une année zéro, l'année à partir de laquelle dorénavant tout ce qui était produit par le cabinet le serait sur la Novaxel. Après cela, les collaborateurs se sont efforcés d'enrichir progressivement le passé, en faisant entrer dans la GED, par scanner, tous les éléments permanents d'une entreprise cliente : les statuts, le KBis, les tableaux d'emprunts, etc.

La GED Novaxel est appliquée à l'ensemble des dossiers, à savoir les pièces comptables et tout ce que produit le cabinet : déclarations de TVA, déclarations d'impôts sur les sociétés, bilans, le juridique, la paie, les déclarations sociales…

• Retours et benefices

"Ce que nous avons gagné avec la GED doit s'apprécier sous des angles multiples," estime Patrick Bilski. "Il y a d'abord la réactivité, qui peut être spectaculaire et impressionne encore souvent nos clients, lorsque par exemple nous évoquons au téléphone avec lui tel document et qu'avant même la fin de la conversation il le voit arriver par email ! Je veux souligner aussi ce que j'appellerai une dynamique de travail : les tâches peuvent s'enchaîner de façon plus fluide et plus agréable… obtenir un aperçu à l'écran du document recherché et travailler directement dans ce document rend toutes choses plus aisées."

"Oui la GED facilite de façon spectaculaire la consultation des documents, et ce n'est ni au bureau ni quand je suis chez le client que cela prend toute sa valeur, je dirais presque toute sa magie : c'est quand je me trouve ailleurs, n'importe où ailleurs, et à toute heure du jour, et que je peux discuter avec un client en ayant sous les yeux tous ses dossiers."

• ÉVOLUTIONS

Depuis plusieurs mois, le cabinet COGEREC utilise NOVAXEL CLOUD. Ce nouveau module permet de sauvegarder et d’héberger les documents classés dans la GED NOVAXEL, afin que les collaborateurs d’une entreprise ou ses clients puissent consulter des documents en toute sécurité via le Web.

« C’est toujours le même esprit qui nous anime dans la conception de ce nouveau service : simplicité, facilité, fluidité," commente Martine Joulia, directrice des opérations de Novaxel, groupe Visiativ. NOVAXEL CLOUD apporte un niveau de sécurité supplémentaire aux infrastructures déjà existantes chez nos clients, comme la continuité immédiate d’activité en d’autres lieux en cas de sinistre. Utiliser le Cloud devient une obligation pour un manager « nomade », car pour prendre les bonnes décisions dans un minimum de temps, il faut pouvoir accéder à tous ces dossiers sur son Smartphone ou sa tablette graphique."

Grâce à NOVAXEL CLOUD, les clients du cabinet COGEREC disposent de leur propre interface Web dans laquelle ils peuvent puiser toutes les informations sur les trois dernières années et, pour leur confort d'utilisation, ils reçoivent automatiquement une alerte par messagerie contenant un lien de consultation chaque fois qu'un nouveau document concernant leur comptabilité vient d'être mis en ligne par leur cabinet comptable.

"La GED Novaxel fait incontestablement partie du développement et de la rentabilité de mon cabinet", tient à souligner Patrick Bilski. "Après une douzaine d'années de pratique, j'ai  acquis une solide conviction, qui est que la clé de la réussite dans un programme de dématérialisation est de produire directement tout en numérique, en aucun cas il ne faut avoir la faiblesse de passer par le papier, puis forcément le scanner, opération qui ne doit être réservée qu'aux documents papier entrants."

"Jusqu'à un passé récent, notre profession souffrait, il faut bien le dire, d'une image austère, voire archaïque. C'est terminé !"  s'exclame Patric Bilski. "Non seulement nous sommes nombreux à démontrer être à la pointe des technologies de l'information, mais notre contact privilégié avec les entreprises nous permet de montrer l'exemple, de les entraîner vers la transformation numérique."

 

BTP/SEM : Pour la SEP, spécialiste de la maîtrise d'ouvrage, du point de vue managérial, l'apport de la GED novaxel "est vraiment magique"

Lyon, le 4 avril 2014 - La SEP, Société d’Équipement du Poitou, est une société d’économie mixte née en 1960 à l’initiative des Villes de Poitiers et de Châtellerault. Son directeur opérationnel, M. Pascal Giacomoni, apporte son témoignage sur son expérience de la mise en place, à partir de début 2012, de la solution de GED intuitive proposée par Novaxel. Deux ans plus tard tombe son verdict : "La GED, c'est vraiment magique !"

La SEP aménage le territoire en y installant de nouveaux quartiers d’habitation ou des parcs d’activités. Son capital est réparti entre les principales collectivités locales et territoriales de la Vienne, des banques et des acteurs économiques locaux. Elle accompagne principalement ses partenaires publics dans la réalisation de leurs projets urbains ou de développement. Mais elle réalise aussi pour une clientèle privée, des immeubles clefs en main : bureaux, bâtiments artisanaux ou d’activités. La SEP emploie une vingtaine de collaborateurs.

Le métier de la SEP est l'assistance à la maîtrise d'ouvrage. Dans le bâtiment, on distingue en effet trois intervenants : l'entreprise de construction ; le maître d'œuvre (architecte, bureau d'études…) ; le maître d'ouvrage, qui est celui qui pilote, coordonne, contractualise, finance, organise…

PROBLÉMATIQUE

 

Qu'y avait-il avant la GED novaxel ? La SEP procédait comme font encore beaucoup d'entreprises : les dossiers électroniques étaient rangés dans le serveur. "Je constatais un double problème," explique Pascal Giacomoni. "Une arborescence existait, mais elle était fluctuante, en fonction de l'inspiration des utilisateurs. Par ailleurs, quoique de façon imparfaitement rationnelle, y figuraient obligatoirement tous les documents produits chez nous sur ordinateur, mais les documents reçus étaient absents, ce qui interdisait d'avoir sous les yeux l'ensemble des éléments d'une affaire."

Le volume de papier continuait à croître année après année et la SEP identifiait le besoin de fluidifier l'accès aux informations tout en regroupant sur un même outil la totalité des échanges épistolaires relatifs à un projet, nommé "opération" dans la profession. "Nous sommes entrés en discussion avec notre prestataire Vienne Documentique et avec la société Novaxel. En décembre 2011 la décision était prise." (Vienne Documentique, concessionnaire Xerox, apporte une vraie valeur ajoutée locale à travers la maitrise d’œuvre dans les solutions informatiques et de gestion électronique de documents).

CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
 

"Un sérieux travail de préparation puis d'accompagnement nous a permis de réaliser avec succès ce changement," se félicite Pascal Giacomoni. "Car l'arrivée d'un outil de GED est un changement, il ne faut pas le minimiser, et comme tout changement il peut susciter des craintes, de l'hésitation… en avoir conscience, c'est être capable de d'y faire face. C'est je crois ce que nous avons su faire plutôt bien, on le voit avec le recul de deux ans maintenant. Un investissement humain est nécessaire pour réussir l'implantation d'une GED."

Dans la phase préparatoire, une spécialiste de la documentation de la société KADYS s'est rendu disponible afin de conduire un audit portant sur les modes de fonctionnement de l'entreprise. (Créée en 2009, KADYS s’appuie sur les métiers de la documentations et de l’information pour accompagner les entreprises, collectivités et associations dans un projet de GED. Cette approche concrète et qualitative engendre une meilleure compréhension des enjeux et permet d’accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement, nécessaire à un tel projet d’entreprise.).

Un questionnement en mode itératif et interactif entre l'entreprise et le prestataire a permis de faire émerger l'arborescence la plus adéquate. "Cela nous a amenés à nous interroger, à voir ce qui n'allait pas, ce qui était à retenir. Et en fin de compte, nous avons dressé l'arborescence qui collait le mieux à notre métier, alors que d'autres solutions de GED sont des logiciels rigides laissant peu de place à la personnalisation."

Cette période que Pascal Giacomoni avait baptisée "phase de décollage" s'est échelonnée sur une durée de six mois.  Dans chaque service un "référent" avait été identifié : ce collaborateur consacrait à la GED un peu plus de temps que ses collègues, pour lesquels il représentait une ressource et un intermédiaire. Le référent agissait comme moteur du projet, il expliquait, il rassurait. "Nous avions planifié un point tous les quinze jours pendant les six premiers mois, puis après six mois j'avais prévu une révision générale permettant de nous assurer que tout était bien assimilé et que la maîtrise de l'outil GED était atteinte. Ce qui fut fait et constaté."

La question épineuse de l'entrée en GED de l'existant historique non numérisé s'est posée. Fallait-il scanner tout le passé, ou démarrer à zéro au jour J ? "Nous travaillons sur les opérations de temps long, où un projet rapide dure trois ans, et où un autre projet peut s'étaler sur douze ans. Dans ces conditions, nous avons fixé des règles de basculement : selon son stade d'avancement, les documents d'une affaire en cours soit étaient passés au scanner, soit étaient laissés sous leur forme papier. Chaque semaine une assistante technique consacrait une demi journée à l'intégration en GED de documents anciens."

La GED novaxel repose sur une analogie qui explique son étiquette de "GED intuitive". Cette analogie est celle, Ô combien familière, de l'armoire : sur son écran, l'utilisateur peut se représenter allant chercher (ou classer) un fichier entre deux intercalaires qui font partie d'un classeur posé sur une étagère à l'intérieur d'une armoire. Plusieurs armoires sont possibles dans une même organisation. La SEP en possède trois. La plus grande armoire virtuelle en volume contenu est celle où l'on trouve les "opérations" (projets en cours), elle est utilisée pour la gestion des clients. La seconde armoire est celle des services, pour la gestion administrative au quotidien. L'armoire numéro trois renferme tout ce qui est relatif à la comptabilité, aux affaires fiscales, sociales et RH. Au total, aujourd'hui, la GED novaxel abrite un peu plus de 50 000 documents.

RETOURS ET BÉnÉficeS
 

Dans le métier de l'assistance à la maîtrise d'ouvrage, un grand nombre de personnes apportent leur contribution à une opération de manière transversale, car des compétences variées sont sollicitées : technique, comptabilité, juridique, foncier… c'est pourquoi à la SEP tout le monde utilise la GED (une vingtaine de personnes).

"La GED est totalement intégrée, je dirais qu'elle est dans le réflexe," estime Pascal Giacomoni. "Les gains acquis en efficacité sont visibles. Tous les dossiers étant organisés selon un schéma commun, notre fonctionnement est harmonieux, nos accès à l'information bien plus efficaces que dans le passé. Si un chargé d'opération est absent, un autre peut instantanément trouver toutes les pièces d'un dossier : un compte-rendu, un plan, un échange de lettres… non seulement tout est hiérarchisé selon un schéma connu de tous, mais en outre le nommage des fichiers est standardisé, fluidifiant les recherches. Débarrassé de la foule des petits obstacles qui entravaient les recherches, le travail devient plus qualitatif."

"Du point de vue managérial, l'apport de la GED est précieux. Il est devenu facile d'aller d'un projet à l'autre sans le moindre agacement, pour y trouver un plan, un calendrier, un compte-rendu ou autre… pour manager les équipes, pouvoir passer d'un dossier à l'autre avec cette aisance, c'est vraiment magique !"

Grâce au succès de la mise en place de la GED au sein de la Société d’équipement du Poitou, Novaxel a pu se rapprocher de Progisem, ce qui a donné naissance à un partenariat entre les 2 éditeurs. (Progisem est à la fois concepteur, développeur et éditeur de logiciels de gestion intégrée. Fort de son expérience de plus de 20 ans avec les Etablissements Public Locaux (EPL), Progisem offre des solutions technologiques standardisées, ouvertes, paramétrables et efficaces . Ces solutions permettent la gestion d'importants volumes d'informations et la connexion simultanée d'un grand nombre d'utilisateurs, en communiquant en permanence avec les clients et partenaires).

VDoc Software devient Visiativ Software, le premier éditeur français de logiciels collaboratifs dédiés à la transformation numérique des entreprises

 

Lyon, le 26 mars 2014,

Le groupe Visiativ, partenaire stratégique de la transformation numérique des entreprises, annonce que sa filiale VDoc Software spécialisée dans l’édition de logiciels change de nom et devient Visiativ Software.
Visiativ Software ambitionne de devenir l’un des éditeurs de référence pour les logiciels collaboratifs qui facilitent la transformation numérique des entreprises.

D’après une étude récente, 84% des décideurs sont convaincus du caractère stratégique du numérique pour leur entreprise. 62% pensent que le numérique permettra la transformation du business model de leur entreprise d’ici 5 ans et 92% estiment que le numérique va faciliter les échanges avec les parties prenantes : clients, prestataires, partenaires.

« Le numérique constitue un atout majeur pour la croissance des entreprises dans un monde en mutation. C’est pour accompagner les organisations à devenir des « smart entreprises », plus agiles, plus ouvertes et plus innovantes, que Visiativ investit et fournit des solutions collaboratives métiers modulaires et adaptables,» indique Laurent Fiard, co-Président de Visiativ.
« Les solutions de Visiativ Software facilitent la transformation numérique des entreprises.»

Visiativ Software édite une plateforme collaborative et sociale, qui couvre la gestion des processus, la gestion électronique de documents, l’édition de portails web, l’e-commerce et la collaboration sociale. Visiativ Software propose ainsi une offre modulaire, ouverte et connectée, qui s’intègre au système d’information et qui permet à chaque entreprise de mettre à la disposition de ses collaborateurs et de son écosystème des dispositifs web et des applications mobiles. Ces dispositifs numériques font progresser son efficacité opérationnelle et sa performance commerciale.

L’offre de Visiativ Software est commercialisée sous les marques produit Isoflex, Isotools et VDoc. Elle s’adresse plus particulièrement aux acteurs de l’industrie, de la mode, de la distribution, du négoce, des services, de l’agro-alimentaire et de la santé.

« Les logiciels de Visiativ Software ont déjà séduit de très nombreuses organisations en France et dans le monde, à travers un écosystème de plus de 50 partenaires », précise Pierre-Emmanuel Ruiz, Directeur des Opérations de Visiativ Software.
« Nous sommes heureux de poursuivre nos efforts de R&D sous le nouvel emblème de Visiativ Software.»

A propos de Visiativ Software :

Visiativ Software, filiale édition de logiciels du groupe Visiativ, se positionne comme concepteur de plateformes collaboratives et sociales. Modulaires et adaptables, elles couvrent la gestion des processus, la gestion électronique de documents, la gestion de contenu, le travail collaboratif, l’e-commerce et le social-learning.
Depuis sa création, Visiativ Software a fondé son développement sur l’innovation et la satisfaction de ses clients. L’entreprise s’appuie sur un écosystème fort de 50 partenaires pour proposer des solutions métiers adaptées à chaque segment ou direction fonctionnelle.

Isoflex, Isotools, VDoc et Novaxel sont les marques de logiciels du Groupe Visiativ éditées par Visiativ Software et Novaxel.

Pour plus d’informations, visiter le site www.visiativ-software.com

Contact: Jean Marc Salaün, Directeur Marketing Visiativ Software

Tel: 04 78 87 40 67 - jmsalaun@visiativ.com

A propos du Groupe Visiativ :

Le groupe VISIATIV se positionne comme concepteur de solutions métiers pour accélérer la transformation numérique des entreprises. Depuis sa création, Visiativ a fondé son développement sur l’innovation et la satisfaction de ses clients. L’entreprise s’appuie aujourd’hui sur des expertises fortes et reconnues en termes d’édition de logiciels collaboratifs, d’intégration de solutions et de savoir-faire métier, lui permettant de proposer une offre incomparable. Ses solutions modulaires et adaptables accompagnent au quotidien 9000 organisations à devenir des « smart entreprises », visionnaire, innovante, collaborative et apprenante ».

Pour plus d’informations, visiter le site www.visiativ.com

Contact: Bruno VIALLEFONT, Directeur Communication Visiativ
Tél: 04 78 87 33 06 - bviallefont@visiativ.com

Immobilier - Laforêt Immobilier La Rochelle : La ged novaxel apporte de la transparence, gros facteur de satisfaction client

Lyon, le 10 février 2014 – L'Immobilière Rochelaise est composée de trois agences à l'enseigne de Laforêt Immobilier implantées à La Rochelle et à Châtelaillon, sous la direction de Robert Gaillard. Positionné au deuxième rang en volume de chiffre d'affaires parmi les quelque 750 agences du réseau de franchisés Laforêt, cet ensemble de trois agences fonctionne depuis deux ans avec la solution ged novaxel et porte témoignage des gains très sensibles obtenus en efficacité et en transparence. Laforêt Immobilier couvre les activités de transactions (vente de neuf et ancien), de location, d'administrateur de biens et de vente de commerces.

PROBLéMATIQUE
 

"Avec nos trois agences, nous rencontrions une problématique particulière," fait remarquer Robert Gaillard. "Trois entités géographiquement séparées avaient donné naissance à trois systèmes de classement ; chacun s'y retrouvait chez soi, mais pas chez les deux autres. De plus, l'information entre nous circulait mal, je voyais des documents effectuer des navettes de l'un à l'autre, et parfois s'égarer. Le courrier n'était pas en ordre, il fallait trouver quelque chose capable de relier les trois responsables d'agences, les trois sites, et ce quelque chose s'est appelé la GED."

CHOIX DE LA SOLUTION ET Déploiement
 

"J'ai découvert la Gestion Electronique de Documents par simple curiosité personnelle, au départ," se souvient Robert Gaillard. "J'étais intrigué par cet acronyme de GED, c'était il y a quelques années, et après quelques recherches dans le web et les médias, j'ai décidé de m'équiper à titre personnel avec la version monoposte de la ged novaxel. J'ai pu me familiariser avec l'approche très explicite de cette GED, qui repose sur une analogie d'armoires comprenant des rayons sur lesquels sont rangés des classeurs contenant des dossiers. C'est donc tout naturellement et en connaissance de cause que j'ai ensuite voulu appliquer la GED à mon entreprise".

   Avec la GED se pose toujours la question de son acceptation par les collaborateurs. L'arrivée d'une GED est un changement significatif des habitudes, le saut est spectaculaire : on passe de dossiers papier à des fichiers numériques. "Quand j'ai annoncé que le classement ne se ferait plus par des dossiers suspendus, il y a eu un peu d'appréhension, la crainte de ne pas comprendre, de ne pas savoir. Les dossiers suspendus, c'est rassurant, on ouvre la porte d'une armoire et on les voit, ils sont présents, palpables, visibles, rassurants… ils ne sont certainement pas à jour, mais rassurants !"

 L'entreprise possède une quinzaine d'utilisateurs de la ged novaxel. Parmi eux on peut distinguer ceux qui y accèdent en simple consultation : les commerciaux, au nombre de 6 ou 7. Les contributeurs impliqués représentent eux aussi une demi-douzaine de personnes. La bonne idée a été de nommer une Madame GED, la personne qui fait l'interface entre la direction, le prestataire Novaxel et les utilisateurs en demande de clarification ou de complément de formation. "Mon assistante Manuella Villalon est notre Madame GED, et elle tient son rôle à merveille !", tient à préciser Robert Gaillard.

retours, bénéfices

A la question traditionnelle "qu'avez-vous mis dans la GED", la réponse fuse : "Tout ! Tout est dans la GED !" Et Robert Gaillard fait remarquer que bientôt deux ans après l'installation de la ged novaxel, il peut parfois arriver de voir un collaborateur s'enquérir d'un document, à l'ancienne mode : en soulevant des papiers et en ouvrant des meubles, mais très vite il entend une voix s'élever pour lui demander 'tu as regardé dans novaxel, tout est dans la GED, si ce n'est pas dans la GED ça n'existe pas !" Tout ? Oui tout : un chèque qui arrive au courrier passe aussitôt au scanner et part trouver sa place dans la GED.

   Prenons l'exemple des factures : auparavant elles circulaient en navette et, surtout, après les événements qu'elles représentaient. "Elles ne servaient qu'au bilan en fin d'année, autrement dit, à rien de bien utile." Désormais, un dispositif de workflow automatise des circuits imposés, reliés entre eux, où chacun sait ce qu'il a à faire sur une pièce d'achat, sur un principe de contrôle puis validation, tant au niveau administratif (mentions, échéance…) qu'au niveau managérial (la prestation a-t-elle été correcte, dans les délais, les conditions convenues…).

 "La GED apporte de la satisfaction client par la transparence". Prenons le cas d'un chauffe-eau en panne chez un locataire. Cet incident déclenche une série d'actions et de messages qui non seulement sont facilités par la GED, mais encore donnent aux personnes concernées, à commencer par le locataire, une visibilité totale sur le suivi des opérations : information à l'artisan appelé ; contact de l'artisan vers le locataire ; locataire avisé des étapes ; propriétaire avisé. Dans la chaîne opérationnelle, chacun sait ce qu'il a à faire. "Cette transparence est un gros facteur de satisfaction. Notre locataire sait, parce qu'il le voit, que l'on s'occupe de lui. Même chose pour le propriétaire bailleur."

  "Avec la ged novaxel, nous avons amélioré la circulation de l'information. En outre, nous avons gagné de la traçabilité. Avant la GED, les messages électroniques, parce qu'ils étaient étroitement liés à un poste de travail, échappaient à toute visibilité et à tout archivage. Or le courrier est la base de la connaissance dans une entreprise, qui détient le courrier détient le pouvoir ! En rendant les emails visibles et partageables, la GED ne vise pas le contrôle, elle vise à accroître l'efficacité mais aussi l'image de l'entreprise puisque chez nous les réponses évasives à un appel entrant en cas d'absence d'un collaborateur ont disparu des pratiques : tout le courrier est dans la GED accessible à chacun dans le dossier concerné."

   Quels sont les autres bénéfices observés ? "J'ai parlé du gain de productivité et j'y ajouterai un gain en confort de travail, par l'autonomie découlant de la GED. Personnellement, comme manager, j'ai toujours eu scrupule à déranger une personne pour avoir une information, la ged novaxel m'a rendu autonome, je sais que j'ai l'ensemble des informations au bout des doigts… et à toute heure ! Je n'omettrai pas les économies d'impression papier, de plus de 50% depuis que la GED est là. Ni, enfin, le gain de place dans les bureaux."

ÉVOLUTIONS
 

Chez Laforêt Immobilier, le futur est en voie d'élaboration, avec la perspective d'une mise en place pour l'été 2014. Il s'agit, pour les agences de La Rochelle et Châtelaillon, d'ouvrir l'accès aux informations en GED aux clients, qu'ils soient vendeurs, acquéreurs, bailleurs ou locataires. Tous pourront, de manière sélective, venir chercher à l'intérieur de la ged novaxel ce dont ils ont besoin. Le vendeur d'un bien veut savoir où en est son acquéreur potentiel, dans sa recherche de crédit, ses échanges de courriers avec l'agence mandatée. L'acquéreur veut suivre ses échanges, la négociation. Le locataire recevra sa quittance par email, il verra le détail des charges, et il pourra payer son loyer par CB en ligne. "La transparence que nous avons commencé à instaurer et allons amplifier grâce à la GED permet à tous ces acteurs de mieux se rendre compte du travail accompli par l'agence et j'irai jusqu'à dire qu'elle met un surcroît de sérénité et de confiance dans nos rapports avec eux," conclut Robert Gaillard.

Conseil/Expert-comptable : JCA, 50 ans d’expérience, le plus important cabinet comptable monosite de la région PACA : 100% des collaborateurs enthousiastes à utiliser la ged novaxel et bientôt 3 500 clients connectés à leurs dossiers en novaxel cloud

Mike Le Hen est le responsable informatique de la société JCA, il gère toute l’infrastructure de cet important cabinet comptable et a vécu activement la transition vers la Gestion Electronique de Documents (GED) accomplie par JCA en 2011-2012 en compagnie de son partenaire novaxel. Il apporte son témoignage en expliquant comment le déploiement de la GED a été organisé pour atteindre en peu de temps près de 100 utilisateurs, l’ensemble du personnel de l’entreprise.

J. CAUSSE & ASSOCIES (JCA) est un cabinet d’expertise comptable, d’audit et de conseil implanté depuis plus de 50 ans à Avignon,. Il est le plus important cabinet comptable monosite de la région PACA. JCA regroupe aujourd’hui une équipe polyvalente de 97 collaborateurs et intervient sur tout le quart Sud Est de la France, au service de PME et TPE de toutes tailles et de toutes activités.  Ses 13 experts comptables servent quelque 3 500 entreprises.

PROBLÉMATIQUE
 

Jusqu’à ces récentes années, chacun dans l’entreprise gérait sa propre arborescence, certes au sein d’un serveur commun, mais librement. « Cette manière de procéder ne facilitait pas les échanges entre collègues, nous sentions bien qu’il y avait quelque chose à améliorer, » explique Mike Le Hen. « Nous avons bien créé dans le serveur un espace commun, toutefois chacun continuait à le gérer à sa façon.  Afin de résoudre cette problématique et fluidifier les échanges, nous avons décidé d’adopter une GED. »

 
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
 

Quelle solution de GED retenir sur un marché où les prestataires foisonnent ? « Le bons sens nous a conduits à d’abord interroger les prestataires attitrés du cabinet dans les domaines reprographie, impression et informatique, » poursuit Mke Le Hen. « Mais rien ne nous convenait chez eux. Nous connaissions novaxel qui historiquement est un acteur reconnu pour les cabinets comptables.  Leur approche nous a paru la mieux adaptée à notre profession, car elle est structurée en suivant une analogie qui correspond à notre logique de travail, en reprenant l’image d’une armoire, équipée d’étagères sur lesquelles reposent des classeurs subdivisés en dossiers intercalaires, comme dans notre vie d’avant la GED, si je puis dire ! »

Qui utilise désormais la GED novaxel chez JCA ? « C’est bien simple : tout le monde, les 97 collaborateurs, sans exception. Nous avons mis en GED tout l’administratif, les documents du social, les travaux des comptables, au total 100 000  documents. Un an après le début du déploiement, nous identifions encore ici et là le besoin de réexpliquer, approfondir la formation, qui prend plutôt la forme d’une sensibilisation de certains employés aux avantages collectifs de la GED… les utilisateurs les plus enthousiastes, et ils sont les plus nombreux, de loin, stimulent, évangélisent les quelques sceptiques qui nous restent ; mais nous visons 100% d’enthousiastes à court terme ! »

La transition vers la GED novaxel chez JCA s’est déroulée par étapes. Dans un premier temps a été constitué un groupe de travail d’une quinzaine de personnes représentatives d’un département de l’entreprise : secrétariat, administratif, social, experts, chefs de mission… chaque collaborateur a pu au cours d’un entretien individuel exprimer les besoins et contraintes propres à son activité. Ensuite, les spécialistes de novaxel sont venus apporter leur aide, ont dressé la maquette, recommandé des améliorations de procédures, développé les scripts nécessaires (personnalisé l’application aux besoins). Les membres du groupe de travail, eux seuls d’abord, sont passés à la GED et ont fonctionné quatre mois sous GED novaxel, avant, ultime étape en ce qui concerne les usages internes, que toute l’entreprise y accède, épaulée par un programme de soutien à la demande.

La plus grande part de la GED  est représentée par les Dossiers Clients, où l’on trouve deux parties : les Dossiers permanents (statuts, contrats…) ; les Dossiers annuels (bilans, situations intermédiaires, fiscalité…). Quatre grandes « armoires » (virtuelles) sont à disposition : une armoire Clients Expertise, une armoire Clients Commissaire aux comptes, une armoire Gestion personnelle (patrimoine, impôts…), une armoire commune, enfin. « Un expert comptable a accès aux clients qu’il suit, pas à l’ensemble, et nous ne mettons en GED que les documents définitifs, pas les documents de travail, » précise Mike Le Hen.

RETOURS ET BÉNÉFICES
 

« Nous avons trouvé en novaxel un partenaire attentif à nos attentes, une entreprise de taille humaine avec laquelle le dialogue est facile, toujours prête à développer du spécifique pour adapter sa solution GED à nos souhaits, » déclare Mike Le Hen. « Et pour ce qui concerne nos utilisateurs, comme je vous l’ai dit, nous prévoyons à brève échéance 100% de satisfaits enthousiastes ! »

ÉVOLUTIONS
 

Le plus récent pas en avant effectué par JCA avec la GED novaxel a été l’ouverture des contenus aux clients par le Cloud. Là aussi, le déploiement se fait par étapes, quelques dizaines de clients accèdent à leur dossier où qu’ils soient à toute heure, y compris par leur tablette ou leur smartphone. A terme, ce sont les 3 500 clients du cabinet qui seront connectés. Parmi les autres améliorations envisagées : la mise en place par novaxel d’un dispositif logiciel capable de vérifier qu’aucun document ne manque dans un dossier, et de déclencher des alertes; et l’utilisation de codes-barres apposés sur les documents échangés avec les clients, permettant de le ranger automatiquement au bon endroit dans la GED.