Lyon,
le 4 avril 2014 - La SEP, Société d’Équipement
du Poitou, est une société d’économie mixte née en 1960 à l’initiative des
Villes de Poitiers et de Châtellerault. Son directeur opérationnel, M. Pascal
Giacomoni, apporte son témoignage sur son expérience de la mise en place, à
partir de début 2012, de la solution de GED intuitive proposée par Novaxel.
Deux ans plus tard tombe son verdict : "La GED, c'est vraiment magique
!"
La SEP
aménage le territoire en y installant de nouveaux quartiers d’habitation ou des
parcs d’activités. Son capital est réparti entre les principales collectivités
locales et territoriales de la Vienne, des banques et des acteurs économiques
locaux. Elle accompagne principalement ses partenaires publics dans la
réalisation de leurs projets urbains ou de développement. Mais elle réalise
aussi pour une clientèle privée, des immeubles clefs en main : bureaux,
bâtiments artisanaux ou d’activités. La SEP emploie une vingtaine de
collaborateurs.
Le
métier de la SEP est l'assistance à la maîtrise d'ouvrage. Dans le bâtiment, on
distingue en effet trois intervenants : l'entreprise de construction ; le
maître d'œuvre (architecte, bureau d'études…) ; le maître d'ouvrage, qui est
celui qui pilote, coordonne, contractualise, finance, organise…
PROBLÉMATIQUE
Qu'y avait-il avant la
GED novaxel ? La SEP procédait comme font encore beaucoup d'entreprises : les
dossiers électroniques étaient rangés dans le serveur. "Je constatais un
double problème," explique Pascal Giacomoni. "Une arborescence
existait, mais elle était fluctuante, en fonction de l'inspiration des
utilisateurs. Par ailleurs, quoique de façon imparfaitement rationnelle, y
figuraient obligatoirement tous les documents produits chez nous sur ordinateur,
mais les documents reçus étaient absents, ce qui interdisait d'avoir sous les
yeux l'ensemble des éléments d'une affaire."
Le volume de papier
continuait à croître année après année et la SEP identifiait le besoin de
fluidifier l'accès aux informations tout en regroupant sur un même outil la
totalité des échanges épistolaires relatifs à un projet,
nommé "opération" dans la
profession. "Nous sommes entrés en discussion avec notre prestataire Vienne Documentique et avec la société Novaxel. En décembre
2011 la décision était prise." (Vienne
Documentique, concessionnaire Xerox, apporte une vraie valeur ajoutée locale à
travers la maitrise d’œuvre dans les solutions informatiques et de gestion
électronique de documents).
"Un
sérieux travail de préparation puis d'accompagnement nous a permis de réaliser avec
succès ce changement," se félicite Pascal Giacomoni. "Car l'arrivée
d'un outil de GED est un changement, il ne faut pas le minimiser, et comme tout
changement il peut susciter des craintes, de l'hésitation… en avoir conscience,
c'est être capable de d'y faire face. C'est je crois ce que nous avons su faire
plutôt bien, on le voit avec le recul de deux ans maintenant. Un investissement
humain est nécessaire pour réussir l'implantation d'une GED."
Dans la
phase préparatoire, une spécialiste de la documentation de la société KADYS s'est rendu disponible
afin de conduire un audit portant sur les modes de fonctionnement de
l'entreprise. (Créée en 2009, KADYS s’appuie sur les métiers de la
documentations et de l’information pour accompagner les entreprises,
collectivités et associations dans un projet de GED. Cette approche concrète et
qualitative engendre une meilleure compréhension des enjeux et permet
d’accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement, nécessaire à
un tel projet d’entreprise.).
Un questionnement en mode
itératif et interactif entre l'entreprise et le prestataire a permis de faire
émerger l'arborescence la plus adéquate. "Cela nous a amenés à nous
interroger, à voir ce qui n'allait pas, ce qui était à retenir. Et en fin de
compte, nous avons dressé l'arborescence qui collait le mieux à notre métier,
alors que d'autres solutions de GED sont des logiciels rigides laissant peu de
place à la personnalisation."
Cette période que Pascal
Giacomoni avait baptisée "phase de décollage" s'est échelonnée sur
une durée de six mois. Dans chaque
service un "référent" avait été identifié : ce collaborateur consacrait
à la GED un peu plus de temps que ses collègues, pour lesquels il représentait
une ressource et un intermédiaire. Le référent agissait comme moteur du projet,
il expliquait, il rassurait. "Nous avions planifié un point tous les
quinze jours pendant les six premiers mois, puis après six mois j'avais prévu
une révision générale permettant de nous assurer que tout était bien assimilé
et que la maîtrise de l'outil GED était atteinte. Ce qui fut fait et constaté."
La question
épineuse de l'entrée en GED de l'existant historique non numérisé s'est posée.
Fallait-il scanner tout le passé, ou démarrer à zéro au jour J ? "Nous
travaillons sur les opérations de temps long, où un projet rapide dure trois
ans, et où un autre projet peut s'étaler sur douze ans. Dans ces conditions,
nous avons fixé des règles de basculement : selon son stade d'avancement, les
documents d'une affaire en cours soit étaient passés au scanner, soit étaient
laissés sous leur forme papier. Chaque semaine une assistante technique
consacrait une demi journée à l'intégration en GED de documents anciens."
La GED novaxel repose sur
une analogie qui explique son étiquette de "GED intuitive". Cette
analogie est celle, Ô combien familière, de l'armoire : sur son écran,
l'utilisateur peut se représenter allant chercher (ou classer) un fichier entre
deux intercalaires qui font partie d'un classeur posé sur une étagère à
l'intérieur d'une armoire. Plusieurs armoires sont possibles dans une même
organisation. La SEP en possède trois. La plus grande armoire virtuelle en
volume contenu est celle où l'on trouve les "opérations"
(projets en cours), elle est utilisée pour la gestion des clients. La seconde
armoire est celle des services, pour la gestion administrative au quotidien.
L'armoire numéro trois renferme tout ce qui est relatif à la comptabilité, aux
affaires fiscales, sociales et RH. Au total, aujourd'hui, la GED novaxel abrite
un peu plus de 50 000
documents.
RETOURS ET BÉnÉficeS
Dans le métier de l'assistance à la maîtrise d'ouvrage,
un grand nombre de personnes apportent leur contribution à une opération de manière transversale, car des
compétences variées sont sollicitées : technique, comptabilité, juridique,
foncier… c'est pourquoi à la SEP tout le monde utilise la GED (une vingtaine de
personnes).
"La GED est totalement intégrée, je dirais
qu'elle est dans le réflexe," estime Pascal Giacomoni. "Les gains
acquis en efficacité sont visibles. Tous les dossiers étant organisés selon un
schéma commun, notre fonctionnement est harmonieux, nos accès à l'information
bien plus efficaces que dans le passé. Si un chargé d'opération est absent, un
autre peut instantanément trouver toutes les pièces d'un dossier : un
compte-rendu, un plan, un échange de lettres… non seulement tout est hiérarchisé
selon un schéma connu de tous, mais en outre le nommage des fichiers est
standardisé, fluidifiant les recherches. Débarrassé de la foule des petits
obstacles qui entravaient les recherches, le travail devient plus qualitatif."
"Du point de vue managérial, l'apport de la GED
est précieux. Il est devenu facile d'aller d'un projet à l'autre sans le
moindre agacement, pour y trouver un plan, un calendrier, un compte-rendu ou
autre… pour manager les équipes, pouvoir passer d'un dossier à l'autre avec
cette aisance, c'est vraiment magique !"
Grâce au succès de la mise en place de la GED
au sein de la Société d’équipement du Poitou, Novaxel a pu se rapprocher de Progisem,
ce qui a donné naissance à un partenariat entre les 2 éditeurs. (Progisem est à la fois concepteur, développeur et
éditeur de logiciels de gestion intégrée. Fort de son expérience de plus de 20
ans avec les Etablissements Public Locaux (EPL), Progisem offre des solutions
technologiques standardisées, ouvertes, paramétrables et efficaces . Ces
solutions permettent la gestion d'importants volumes d'informations et la
connexion simultanée d'un grand nombre d'utilisateurs, en communiquant en
permanence avec les clients et partenaires).
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