Lyon,
le 10 février 2014 – L'Immobilière Rochelaise est composée de trois agences à
l'enseigne de Laforêt Immobilier implantées à La Rochelle et à Châtelaillon,
sous la direction de Robert Gaillard. Positionné au deuxième rang en volume de
chiffre d'affaires parmi les quelque 750 agences du réseau de franchisés
Laforêt, cet ensemble de trois agences fonctionne depuis deux ans avec la
solution ged novaxel et porte témoignage des gains très sensibles obtenus en
efficacité et en transparence. Laforêt Immobilier couvre les activités de
transactions (vente de neuf et ancien), de location, d'administrateur de biens
et de vente de commerces.
"Avec nos trois agences, nous rencontrions une
problématique particulière," fait remarquer Robert Gaillard. "Trois
entités géographiquement séparées avaient donné naissance à trois systèmes de
classement ; chacun s'y retrouvait chez soi, mais pas chez les deux autres. De
plus, l'information entre nous circulait mal, je voyais des documents effectuer
des navettes de l'un à l'autre, et parfois s'égarer. Le courrier n'était pas en
ordre, il fallait trouver quelque chose capable de relier les trois
responsables d'agences, les trois sites, et ce quelque chose s'est appelé la GED."
"J'ai découvert la Gestion Electronique
de Documents par simple curiosité personnelle, au départ," se souvient
Robert Gaillard. "J'étais intrigué par cet acronyme de GED, c'était il y a
quelques années, et après quelques recherches dans le web et les médias, j'ai
décidé de m'équiper à titre personnel avec la version monoposte de la ged
novaxel. J'ai pu me familiariser avec l'approche très explicite de cette GED,
qui repose sur une analogie d'armoires comprenant des rayons sur lesquels sont
rangés des classeurs contenant des dossiers. C'est donc tout naturellement et
en connaissance de cause que j'ai ensuite voulu appliquer la GED à mon entreprise".
Avec la GED se pose toujours la question de son
acceptation par les collaborateurs. L'arrivée d'une GED est un changement
significatif des habitudes, le saut est spectaculaire : on passe de dossiers
papier à des fichiers numériques. "Quand j'ai annoncé que le classement ne
se ferait plus par des dossiers suspendus, il y a eu un peu d'appréhension, la crainte
de ne pas comprendre, de ne pas savoir. Les dossiers suspendus, c'est
rassurant, on ouvre la porte d'une armoire et on les voit, ils sont présents,
palpables, visibles, rassurants… ils ne sont certainement pas à jour, mais
rassurants !"
L'entreprise possède une quinzaine
d'utilisateurs de la ged novaxel. Parmi eux on peut distinguer ceux qui y
accèdent en simple consultation : les commerciaux, au nombre de 6 ou 7. Les
contributeurs impliqués représentent eux aussi une demi-douzaine de personnes.
La bonne idée a été de nommer une Madame GED, la personne qui fait l'interface
entre la direction, le prestataire Novaxel et les utilisateurs en demande de
clarification ou de complément de formation. "Mon assistante Manuella
Villalon est notre Madame GED, et elle tient son rôle à merveille !",
tient à préciser Robert Gaillard.
retours, bénéfices
A la question traditionnelle "qu'avez-vous mis dans la GED", la réponse fuse :
"Tout ! Tout est dans la GED
!" Et Robert Gaillard fait remarquer que bientôt deux ans après
l'installation de la ged novaxel, il peut parfois arriver de voir un
collaborateur s'enquérir d'un document, à l'ancienne mode : en soulevant des
papiers et en ouvrant des meubles, mais très vite il entend une voix s'élever
pour lui demander 'tu as regardé dans novaxel, tout est dans la GED, si ce n'est pas dans la GED ça n'existe pas !"
Tout ? Oui tout : un chèque qui arrive au courrier passe aussitôt au scanner et
part trouver sa place dans la
GED.
Prenons
l'exemple des factures : auparavant elles circulaient en navette et, surtout,
après les événements qu'elles représentaient. "Elles ne servaient qu'au
bilan en fin d'année, autrement dit, à rien de bien utile." Désormais, un
dispositif de workflow automatise des circuits imposés, reliés entre eux, où
chacun sait ce qu'il a à faire sur une pièce d'achat, sur un principe de
contrôle puis validation, tant au niveau administratif (mentions, échéance…)
qu'au niveau managérial (la prestation a-t-elle été correcte, dans les délais,
les conditions convenues…).
"La GED apporte de la satisfaction
client par la transparence". Prenons le cas d'un chauffe-eau en panne chez
un locataire. Cet incident déclenche une série d'actions et de messages qui non
seulement sont facilités par la
GED, mais encore donnent aux personnes concernées, à
commencer par le locataire, une visibilité totale sur le suivi des opérations :
information à l'artisan appelé ; contact de l'artisan vers le locataire ;
locataire avisé des étapes ; propriétaire avisé. Dans la chaîne opérationnelle,
chacun sait ce qu'il a à faire. "Cette transparence est un gros facteur de
satisfaction. Notre locataire sait, parce qu'il le voit, que l'on s'occupe de
lui. Même chose pour le propriétaire bailleur."
"Avec la ged
novaxel, nous avons amélioré la circulation de l'information. En outre, nous
avons gagné de la traçabilité. Avant la
GED, les messages électroniques, parce qu'ils étaient
étroitement liés à un poste de travail, échappaient à toute visibilité et à
tout archivage. Or le courrier est la base de la connaissance dans une
entreprise, qui détient le courrier détient le pouvoir ! En rendant les emails
visibles et partageables, la GED
ne vise pas le contrôle, elle vise à accroître l'efficacité mais aussi l'image
de l'entreprise puisque chez nous les réponses évasives à un appel entrant en
cas d'absence d'un collaborateur ont disparu des pratiques : tout le courrier
est dans la GED
accessible à chacun dans le dossier concerné."
Quels sont les
autres bénéfices observés ? "J'ai parlé du gain de productivité et j'y
ajouterai un gain en confort de travail, par l'autonomie découlant de la GED. Personnellement,
comme manager, j'ai toujours eu scrupule à déranger une personne pour avoir une
information, la ged novaxel m'a rendu autonome, je sais que j'ai l'ensemble des
informations au bout des doigts… et à toute heure ! Je n'omettrai pas les
économies d'impression papier, de plus de 50% depuis que la GED est là. Ni, enfin, le gain
de place dans les bureaux."
Chez
Laforêt Immobilier, le futur est en voie d'élaboration, avec la perspective
d'une mise en place pour l'été 2014. Il s'agit, pour les agences de La Rochelle et Châtelaillon,
d'ouvrir l'accès aux informations en GED aux clients, qu'ils soient vendeurs,
acquéreurs, bailleurs ou locataires. Tous pourront, de manière sélective, venir
chercher à l'intérieur de la ged novaxel ce dont ils ont besoin. Le vendeur
d'un bien veut savoir où en est son acquéreur potentiel, dans sa recherche de
crédit, ses échanges de courriers avec l'agence mandatée. L'acquéreur veut
suivre ses échanges, la négociation. Le locataire recevra sa quittance par
email, il verra le détail des charges, et il pourra payer son loyer par CB en
ligne. "La transparence que nous avons commencé à instaurer et allons
amplifier grâce à la GED
permet à tous ces acteurs de mieux se rendre compte du travail accompli par
l'agence et j'irai jusqu'à dire qu'elle met un surcroît de sérénité et de
confiance dans nos rapports avec eux," conclut Robert Gaillard.
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