Mike Le Hen est le responsable informatique de la société JCA, il gère toute l’infrastructure de cet important cabinet comptable et a vécu activement la transition vers la Gestion Electronique de Documents (GED) accomplie par JCA en 2011-2012 en compagnie de son partenaire novaxel. Il apporte son témoignage en expliquant comment le déploiement de la GED a été organisé pour atteindre en peu de temps près de 100 utilisateurs, l’ensemble du personnel de l’entreprise.
J.
CAUSSE & ASSOCIES (JCA) est un cabinet d’expertise comptable,
d’audit et de conseil implanté depuis plus de 50 ans à Avignon,. Il est le plus
important cabinet comptable monosite de la région PACA. JCA regroupe
aujourd’hui une équipe polyvalente de 97 collaborateurs et intervient sur tout
le quart Sud Est de la France, au service de PME et TPE de toutes tailles et de
toutes activités. Ses 13 experts
comptables servent quelque 3 500 entreprises.
Jusqu’à ces récentes
années, chacun dans l’entreprise gérait sa propre arborescence, certes au sein
d’un serveur commun, mais librement. « Cette manière de procéder ne
facilitait pas les échanges entre collègues, nous sentions bien qu’il y avait
quelque chose à améliorer, » explique Mike Le Hen. « Nous avons bien créé
dans le serveur un espace commun, toutefois chacun continuait à le gérer à sa
façon. Afin de résoudre cette problématique et fluidifier les échanges,
nous avons décidé d’adopter une GED. »
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
Quelle solution de GED retenir
sur un marché où les prestataires foisonnent ? « Le bons sens nous a
conduits à d’abord interroger les prestataires attitrés du cabinet dans les
domaines reprographie, impression et informatique, » poursuit Mke Le Hen. « Mais
rien ne nous convenait chez eux. Nous connaissions novaxel qui historiquement est un acteur reconnu pour les
cabinets comptables. Leur approche nous
a paru la mieux adaptée à notre profession, car elle
est structurée en suivant une analogie qui correspond à notre logique de
travail, en reprenant l’image d’une armoire, équipée d’étagères sur lesquelles
reposent des classeurs subdivisés en dossiers intercalaires, comme dans notre vie d’avant la GED, si je puis
dire ! »
Qui utilise désormais la
GED novaxel chez JCA ? « C’est bien simple : tout le monde, les
97 collaborateurs, sans exception. Nous avons mis en GED tout l’administratif, les
documents du social, les travaux des comptables, au total 100 000 documents. Un an
après le début du déploiement, nous identifions encore ici et là le besoin de
réexpliquer, approfondir la formation, qui prend plutôt la forme d’une
sensibilisation de certains employés aux avantages collectifs de la GED… les
utilisateurs les plus enthousiastes, et ils sont les plus nombreux, de loin,
stimulent, évangélisent les quelques sceptiques qui nous restent ; mais nous
visons 100% d’enthousiastes à court terme ! »
La transition vers la GED
novaxel chez JCA s’est déroulée par étapes. Dans un premier temps a été
constitué un groupe de travail d’une quinzaine de personnes représentatives
d’un département de l’entreprise : secrétariat, administratif, social,
experts, chefs de mission… chaque collaborateur a pu au cours d’un entretien
individuel exprimer les besoins et contraintes propres à son activité. Ensuite,
les spécialistes de novaxel sont venus apporter leur aide, ont dressé la
maquette, recommandé des améliorations de procédures, développé les scripts
nécessaires (personnalisé l’application aux
besoins). Les membres du groupe de travail, eux seuls d’abord, sont passés à la
GED et ont fonctionné quatre mois sous GED novaxel, avant, ultime étape en ce
qui concerne les usages internes, que toute l’entreprise y accède, épaulée par
un programme de soutien à la demande.
La plus grande part de la
GED est représentée par les Dossiers
Clients, où l’on trouve deux parties : les Dossiers permanents (statuts,
contrats…) ; les Dossiers annuels (bilans, situations intermédiaires,
fiscalité…). Quatre grandes « armoires » (virtuelles) sont à
disposition : une armoire Clients Expertise, une armoire Clients Commissaire
aux comptes, une armoire Gestion personnelle (patrimoine, impôts…), une armoire
commune, enfin. « Un expert comptable a accès aux clients qu’il suit, pas
à l’ensemble, et nous ne mettons en GED que les documents définitifs, pas les
documents de travail, » précise Mike Le Hen.
RETOURS ET BÉNÉFICES
« Nous avons trouvé en novaxel un partenaire
attentif à nos attentes, une entreprise de taille humaine avec laquelle le dialogue
est facile, toujours prête à développer du spécifique pour adapter sa solution
GED à nos souhaits, » déclare Mike Le Hen. « Et pour ce qui
concerne nos utilisateurs, comme je vous l’ai dit, nous prévoyons à brève
échéance 100% de satisfaits enthousiastes ! »
ÉVOLUTIONS
Le
plus récent pas en avant effectué par JCA avec la GED novaxel a été l’ouverture
des contenus aux clients par le Cloud. Là aussi, le déploiement se fait par
étapes, quelques dizaines de clients accèdent à leur dossier où qu’ils soient à
toute heure, y compris par leur tablette ou leur smartphone. A terme, ce sont
les 3 500 clients du cabinet qui seront connectés. Parmi les autres
améliorations envisagées : la mise en place par novaxel d’un dispositif logiciel capable de vérifier
qu’aucun document ne manque dans un dossier, et de déclencher des alertes; et
l’utilisation de codes-barres apposés sur les documents échangés avec les
clients, permettant de le ranger automatiquement au bon endroit dans la GED.
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