Située au nord du département de l'Isère, la communauté de communes de l'Isle-Crémieu, réunit vingt communes membres qui représentent plus de 21 000 habitants. Ses missions particulières relèvent de compétences obligatoires, optionnelles, et concernent le développement économique, l’aménagement du territoire, la protection et la mise en valeur de l’environnement. Ses bureaux sont installés à proximité de Crémieu, à Villemoirieu, dans un hôtel communautaire bâti et inauguré en 2006. Cette collectivité s'est équipée d'une GED novaxel début 2012 à partir de recommandations de son prestataire d'impression Ricoh. Mme Nathalie Barrillot, assistante de direction, gestionnaire des ressources humaines et de la communication, décrit les avantages d'une GED dans son environnement professionnel :
PROBLÉMATIQUE
"L'idée de nous
équiper d’un logiciel de GED est devenue une évidence quand nous avons cherché
une solution sérieuse aux problèmes liés au courrier papier. Nous observions
une déperdition préjudiciable quand des informations importantes, communiquée à
une personne en particulier, n'étaient pas diffusées à ses collègues dans les
temps, voire pas du tout," explique Mme Barrillot. "Dès lors, nous
avons décidé d’utiliser une GED associée au copieur-fax et nous avons choisi
novaxel, dont le siège est à Lyon, et qui plus est à
quelques dizaines de kilomètres de notre secteur !"
RETOURS ET BÉNÉFICES
"Le
problème initial concernant le courrier entrant papier est désormais résolu
puisque le courrier est numérisé et classé systématiquement dans la GED. Nous
avons adopté l'outil pour en faire bien plus qu'un simple système de classement
de documents, mais un vrai outil de gestion de documents. En effet, la GED est devenue
notre principal espace de données, avec une architecture élaborée avec le
concours des auditeurs novaxel. Tous nos collaborateurs ont bénéficié
d'une formation et tous nos documents sensibles sont désormais dématérialisés,
classés et faciles à retrouver. Seules les données
relatives à une partie de l’action sociale, comme la halte garderie itinérante,
et celles des collaborateurs nomades, ne
sont pas encore dans la GED car nous avons pour l'heure opté pour un usage
monosite," retrace Mme Barrillot.
Côté
Archives, la communauté de communes a donné la priorité aux comptes-rendus et
délibérations des réunions des membres, et a ainsi répertorié près de six ans
de documents. "Nous avons choisi de ne pas numériser toutes nos archives. En
revanche, tous les nouveaux contrats, mails, fax, sont obligatoirement classés dans
la GED. En quelques mois, les tâches chronophages sont supprimées et les
informations dans l’équipe circulent beaucoup mieux."
ÉVOLUTIONS
La
communauté de communes a pour vocation d'apporter des conseils voire de
mutualiser les moyens techniques avec les services des mairies membres afin de
faciliter la communication. Selon l’importance et les besoins d’une mairie, les
secrétaires généraux peuvent avoir recours à une GED et Mme Barrillot est ravie
d'apporter son retour d'expérience. "Nous n'avons pas d'évolution
technique particulière en vue, si ce n'est l'ouverture à la GED nomade, et nous espérons que notre démarche servira à
d'autres collectivités. A ce titre nous avons valeur de pionniers et sommes
heureux d'accueillir de temps à autres des confrères qui viennent voir sur site
comment nous travaillons avec la GED,
comment nous traitons les éventuels freins, tel collaborateur réfractaire au
changement, tel autre moyennement à l’aise avec les nouveaux automatismes... Mais
aussi, nous témoignons de cette adhésion générale liée au plaisir de travailler
autrement. Un an plus tard, nous sommes pleinement satisfaits de notre GED, qui
nous facilite le travail au quotidien," conclut Mme Barillot.
Retrouvez-nous sur www.novaxel.com et novaxel-store.com
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