Cabinet d'audit, de conseil et d’expertise comptable, BDO France est le huitième cabinet sur le marché français, présent dans 135 pays dans le monde avec plus de 49 000 collaborateurs (800 en France). Au sein de BDO France, les équipes spécialisées dans l'aide et l'accompagnement à l'implantation en France de sociétés étrangères bénéficient des services de la GED novaxel depuis le milieu des années 2000. M. Patrick Vollerin, associé en charge de tous les outils de production, explique les spécificités de son métier et la manière dont la GED novaxel soutient son activité.
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Portrait de Patrick Vollerin, associé
chez BDO France
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PROBLÉMATIQUE
"Nous sommes un métier qui, par tradition et nécessité, doit
garder une trace de tous les échanges réalisés avec nos contacts partenaires et
clients. Pour mettre les choses en perspective, c'est dès 1997 que nous avons
pointé la nécessité de conserver tous les emails reçus en provenance du monde
entier. C'était concomitamment à la montée du fax qui nécessitait un archivage
minutieux des documents reçus à toute heure du jour et de la nuit," se rappelle
Patrick Vollerin. "De 1997 à 2004-2005 environ, nous imprimions tous nos emails
et les archivions patiemment. Outre qu'il s'agit d'une activité très
chronophage, nous avions très tôt pris conscience de la question de la
sécurisation de nos documents. Ils sont sensibles et nécessitent d'être protégés
et facilement accessibles pour tout besoin."
La question de la dématérialisation des documents et de leur inscription dans
une GED découle non seulement d'un besoin de protéger les documents mais
également de répondre à deux impératifs essentiels : la nécessité d'une très
grande réactivité face à l'accélération des échanges et l'obligation d'une
traçabilité complète dans les communications. "S'équiper d'une GED est donc
devenu très vite un besoin vital et nous avons choisi l'éditeur qui offrait les
meilleures garanties sur nos critères majeurs :
novaxel."
CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
"A notre réflexion interne sur l'organisation et le classement
des documents s'est ajoutée l'évaluation des coûts et la décision a pris un peu
de temps, pour aboutir à l'adoption de la solution complète de Ged novaxel,"
ajoute M. Vollerin. "Une fois l'installation faite, nous avons pris le temps de
former nos collaborateurs et de mettre en place les nouvelles règles de gestion
des documents, à commencer par l'obligation d'enregistrer tous les mails dans la
GED. Tous et non seulement les plus importants, car ce qui est important là ne
l'est pas de la même manière ailleurs et ainsi de suite. De l'installation à
aujourd'hui, nous avons doublé le nombre de licences, passant d'une quinzaine à
plus de trente aujourd'hui."
RETOURS ET BÉNÉFICES
"La GED est devenue un outil vital et incontournable dans notre
métier, au même niveau qu'Outlook. Chaque collaborateur ouvre novaxel le matin
en même temps que sa boîte email. L'usage s'est vraiment propagé facilement et
les services d'accessibilité, de lisibilité, de traçabilité des documents nous
sont extrêmement précieux dans les suivis des dossiers," détaille M. Vollerin.
"L'utilisation pour l'heure est exclusivement interne et sert à suivre tous les
cas en cours, prospects tout autant que clients effectifs. Pour l'analyse en
profondeur des dossiers, les seniors peuvent avoir une vision périphérique des
échanges, exploiter les données pour construire leurs argumentaires et leurs
recommandations. La souplesse de la GED est un véritable bonheur pour tous les
collaborateurs. Elle est vraiment devenue vitale pour nous."
EVOLUTIONS
"Nous n'avons pas pour l'heure besoin de nouveauté pour notre GED mais de
continuité dans la qualité du service. Nous louons sa stabilité. Ce n'est pas
rien qu'arriver le matin au bureau et d'avoir la certitude que les outils
informatiques ne nous paralyseront pas. novaxel a su établir un très solide
rapport de confiance avec une solution qui tourne bien, sans fioriture et répond
parfaitement à nos besoins. Si on doit évoquer une amélioration attendue, elle
se situera au niveau de l'interface de gestion des droits d'accès qui nécessite
l'écriture de scripts qui peut devenir un calvaire. Si elle était rendue plus
ergonomique et plus simple, nous aurions alors une solution parfaite à tous les
niveaux. En tant qu'administrateur elle tend vers la perfection et pour les
utilisateurs elle l'a atteint. Reconnaissons que ce n'est pas si mal !" conclut
avec le sourire M. Vollerin.
Retrouvez-nous sur www.novaxel.com et novaxel-store.com
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