Assurance : Le courtier en assurances Koehl fait le point après une année d’utilisation de la GED intuitive de NOVAXEL

Créé en 1976, installé en région Rhône-Alpes, le cabinet  Koehl Assurances s’est déployé à Lyon et à Saint-Etienne. Son cœur de métier consiste à proposer à ses entreprises clientes toutes les solutions d’assurance, y compris les garanties financières et les placements financiers. Depuis dix ans, la société s’intéresse à la GED pour sa gestion interne et a décidé de sauter le pas suivant les conseils de son prestataire informatique, ITN, qui lui a recommandé NOVAXEL. La mise en production a commencé au printemps 2011. Une année après, c’est le bon délai pour faire un premier retour d’expérience, avec les mots de Mme Koehl, fondatrice et courtière expérimentée.

ÉTAT DES LIEUX ET INSTALLATION

Le courtier souhaitait relier 20 collaborateurs à la GED nouvellement installée, avec en outre un accès nomade. Le cabinet Koehl avait par ailleurs une demande inattendue : « nous voulions une GED globale et non une GED verticale par secteur, prédéfinie par métier, comme peut le proposer NOVAXEL. Cela n’a posé aucun problème, » explique Mme Koehl, Les collaborateurs ont ainsi accès non seulement aux ressources internes mais également aux dossiers des clients.

BENEFICES

 « Un des arguments essentiels pour la prise en main de l’outil GED est d’indiquer aux collaborateurs qu’ils recevront un intéressement supplémentaire s’ils parviennent à rentrer les dossiers archivés dans la GED avant trois ans, » sourit Mme Koehl. « Nous traitons systématiquement tous les documents dans la GED, ce qui permet d’y accéder beaucoup plus vite et facilement qu’auparavant. »

« Pour ma part, je dispose d’une double GED. Un accès à la GED générale, et une GED qui m’est propre, privative, pour, par exemple, l’accès aux bilans, aux contrats de maintenance. Elle a les fonctions d’une GED administrateur pure et dure. Après un an de production, nous sommes globalement satisfaits mais savons également que nous sommes en pleine période de transition, » précise Mme Koehl.

ÉVOLUTIONS

Mme Koehl : « Nous voulons qu’à terme notre GED évolue vers de l’extract, c’est-à-dire qu’elle soit un véritable outil de gestion de la relation clientèle en étant accessible pour partie à nos clients via novaxelweb. Parallèlement, parmi les possibilités d’évolution, nous considérons la signature électronique comme nécessaire pour nos échanges par mails. Nous utilisons déjà un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) qui permet d’élargir la nature de nos documents et de faciliter leur décryptage. Après une année, la GED nous est devenue naturelle et indispensable et après 36 ans d’existence notre cabinet a encore de beaux jours devant lui ! »

« Avec ce client, nous avons créé des automatismes permettant de classer en une seconde dans chaque dossier client dans NOVAXEL les mille avis d’échéances AXA en provenance du logiciel V9 d'ITN, » précise Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de NOVAXEL.