Créé en 1974, l’Institut Psychothérapique est une clinique
psychiatrique accréditée par la Haute Autorité de Santé, qui adopte pour ses
patients une approche systémique avec une implication renforcée des familles.
Il a une capacité de 62 lits en hospitalisation complète. Les patients ont
entre 16 et 30 ans et sont traités pour différentes pathologies, de l’anorexie
à la schizophrénie en passant par les troubles de la personnalité. Dans sa
démarche Qualité, l’Institut, représenté ici par M. Dominique Sourice, son
responsable administratif et financier, s’est équipé d’une solution de GED.
Retour sur le cadre de la démarche, sur l’expérience et sur l’évolution
attendue.
problÉmatique
« Si notre secteur est très en pointe en matière de
télépaiement et donc sur la gestion de données à distance, nous n’avions pas
nécessairement adopté de technologies en interne pour à la fois archiver et
rendre plus facilement disponibles nos documents. C’est notre prestataire
d’impression Ricoh qui nous a sensibilisés à la GED via son partenariat avec
NOVAXEL et nous avons mesuré tout de suite l’intérêt de nous équiper, » explique
M. Sourice. « Nous évoluons dans un cadre où la question de la Qualité est
fondamentale et où nous respectons scrupuleusement les protocoles métiers. La
GED nous permet d’optimiser à la fois l’accès à l’information essentielle à la
Qualité et de gérer nos documents sensibles, les dossiers administratifs des
collaborateurs autant que ceux des patients. Nous nous sommes équipés
depuis mi-2010 mais avons pris le temps de penser l’architecture et de déployer
très progressivement l’accès et l’usage de NOVAXEL. Aujourd’hui, 80% de nos
collaborateurs ont un accès GED, suivant le besoin qu’ils en ont concrètement
et ce n’est pas fini. »
BÉNÉFICES
Premier bénéfice constaté : un évident gain de
temps dans les opérations quotidiennes. Second bénéfice : tous les collaborateurs
ont un accès direct et sans discussion possible aux informations clés,
notamment les directives et les protocoles à observer. « Nous avons en
réalité découvert dans notre pratique de la GED les avantages qu’elle procure
et les évolutions qu’elle permet, » précise M. Sourice. « De fait, en
fonction des métiers des collaborateurs, nous avons progressivement ouvert les
accès à la GED, avec bien sûr en fonction des niveaux de responsabilité et des
obligations légales, une hiérarchisation et des verrous pour éviter que des
documents privés ne soient accessibles par erreur. »
ÉVOLUTION
« Courant 2012, tous nos
collaborateurs auront un droit d’accès à la GED. Si nous sommes satisfaits
aujourd’hui de nos usages, l’association qui gère l’Institut peut avoir envie
que notre expérience soit élargie à un autre site sous sa responsabilité. Nous
opérerions dans ce cas une extension de notre GED, entendu que nos serveurs
sont communs. Nous n’envisageons pas de permettre pour l’heure un accès aux
familles mais de créer des connexions avec les télétransmissions et l’envoi de
documents avec les acteurs sociaux et médicaux dont nous dépendons. Nous savons
qu’en l’état la GED va de toutes les façons être de plus en plus incontournable
et indispensable dans notre évolution et sommes même prêts à échanger sur notre
expérience avec nos collègues en questionnement sur ce type d’outils, »
déclare M. Sourice.
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