Installé à Caluire près de Lyon, le cabinet Mesore, spécialisé dans le conseil en affaires et la gestion de patrimoine pour les entreprises et les particuliers, s’est équipé de la solution de GED intuitive novaxel. Son dirigeant, Pierre Mondan, explique que non seulement il a vu la productivité nettement progresser, mais en plus il peut désormais proposer à ses clients présents et futurs un tout nouveau service.
Gérer un patrimoine est
un exercice particulièrement complexe, qui demande une grande discipline. Il est
souvent difficile d'être informé en temps réel des nouvelles contraintes
financières, fiscales, administrative. La gestion de patrimoine est une
activité transdisciplinaire où différentes spécialités incluant la finance, le droit,
la fiscalité, la psychologie, la sociologie… interagissent entre elles. Naturellement
tout cela engendre une multitude de documents et exige une totale
confidentialité. « Nous avons fonctionné jusqu’à fin 2011 sur le schéma
classique des armoires, étagères, classeurs, dossiers, chemises, »
explique Pierre Mondan. « Nous nous sommes retrouvés en territoire
familier lorsque les gens de novaxel nous ont présenté leur organisation
logicielle de documents dématérialisés représentés à l’écran sous la même forme
imagée de hiérarchie. »

« Une situation me
pesait de manière récurrente : lorsque je me rendais chez un client, je souhaitais
pouvoir le faire sans être obligé d’emmener l’ensemble des dossiers papier, car
avec mon activité de généraliste je ne peux pas être certain à l’avance des
sujets qui seront abordés pour le client. Donc j’emmenais tout ! » relate
Pierre Mondan.

Il existait aussi une offre logicielle en prêt-à-porter, économiquement
attractive, avec l’inconvénient majeur de se révéler peu personnalisable.
« La solution novaxel nous est apparue se situer entre les deux, réservant
une bonne souplesse de personnalisation tout en restant raisonnable en terme de
budget, bref, un bon compromis ! »
« Notre installation
remonte à un an, ce n’est pas le passage au scanner des documents à
dématérialiser qui nous a pris le plus de temps, » précise Pierre Mondan.
« La construction des arborescences de dossiers, classeurs, sous-dossiers
nous a demandé un travail de précision, et nous avons été assez tatillons
là-dessus… peut-être par déformation professionnelle ? Nous n’avons pas
hésité à investir beaucoup de temps au départ, pour qu’en fonctionnement le
classement, les recherches, les extractions de documents se déroulent dans une
approche simple et naturelle. Et nous constatons que y sommes parvenus,
puisque désormais nous sommes opérationnels avec la GED novaxel.»

Maintenant
que sa GED novaxel est opérationnelle, le cabinet Mesore est en mesure de
proposer à sa clientèle un tout nouveau service d’assistance par abonnement
annuel, permettant à chaque client d’opter pour une consultation à distance de
ses dossiers via le web. « Avant de nous téléphoner, les clients peuvent
déjà aller sur le site et dans beaucoup de cas obtenir la réponse à la question
qu’ils s’apprêtaient à nous poser, » a remarqué Pierre Mondan. « Et
puis, sachant que son dossier lui est accessible à toute heure par son
ordinateur ou sa tablette, le client se sent libéré de la contrainte d’avoir
tous les documents à jour chez lui sur papier. »

Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire