BTP : Pour réguler ses commandes et les dossiers clients, Maugin s’appuie sur la GED NOVAXEL

Société de 250 salariés spécialisée dans la menuiserie intérieure et extérieure, Maugin, qui est installée à Saint-Brévin en Loire Atlantique, distribue depuis trente ans ses produits dans toute la France. Ses clients sont principalement des professionnels installateurs. Récemment, la société s’est équipée d’une solution GED NOVAXEL. Voici, au travers du témoignage de son directeur administratif et financier Emmanuel Barrault, les problématiques initiales, les raisons de son choix et ses premiers retours d’utilisateur.
 

 PROBLÉMATIQUE
 

 

« C’est en juin 2011 que nous avons commencé la définition de notre besoin d’une GED, » se rappelle M. Barrault. « Nous traitons 200 commandes au quotidien pour un portefeuille d’un millier de clients. Comme nous réalisons des menuiseries sur mesure, toutes les informations échangées sont sensibles pour répondre au mieux à leurs attentes. Si nous avions un serveur, nous n’avions pas de méthode efficace de classement des documents. Ceux-ci étaient éclatés entre les mails, les dossiers numériques, les chemises… Rechercher les informations importantes était chronophage pour tous nos collaborateurs, et il n’était pas rare que des commerciaux sur le terrain nous appellent pour obtenir tel ou tel élément que nous mettions beaucoup de temps à leur fournir. » Parallèlement, Maugin s’est lancé dans un programme qualité avec pour objectif une réduction sensible des impressions par la chasse au gaspillage.

« Faciliter sensiblement l’accès aux informations, servir mieux et plus vite les clients, mettre en place le programme qualité ; voilà quels étaient nos objectifs au moment de choisir un service de GED, » indique M. Barrault. 


CHOIX DE LA SOLUTION ET BÉNÉFICES

Maugin a émis un appel d’offres et a présélectionné quatre prestataires, parmi lesquels Ricoh qui a proposé la solution NOVAWEB, l’outil GED NOVAXEL proposé avec ses copieurs. « Notre choix s’est arrêté sur la technologie de NOVAXEL pour plusieurs raisons. Outre qu’elle répondait à nos critères, elle avait d’autres avantages, à commencer par sa capacité d’adaptation et sa souplesse d’organisation. La GED NOVAXEL nous permettait de reproduire nos classements physiques et donc de grandement faciliter la circulation et la prise en main des collaborateurs. Ensuite, NOVAXEL a accepté de personnaliser leur solution pour automatiser les scans des commandes client, ce qui a été décisif. »

Usine Maugin à Saint-Brévin

La GED a été activée au printemps 2012 et déjà Maugin enregistre les premiers retours positifs des utilisateurs qui s’en servent quotidiennement. « Le premier bénéfice évident, » constate M. Barrault, « c’est le gain de temps considérable pour accéder aux documents et la qualité des informations que l’on en extraie. Par ailleurs, comme les commerciaux peuvent désormais se connecter à distance, ils n’ont plus à s’inquiéter de disposer ou pas d’un document. Les objectifs initiaux sont donc d’ores et déjà atteints, et nous pensons déjà à la suite, même si nous sommes encore dans la phase d’appropriation de l’outil. Aujourd’hui, 90% de nos documents sont numérisés et archivés et l’ensemble de nos documents d’entreprise sont classés et accessibles pour les collaborateurs concernés, aux ressources humaines, au service commercial ou à la logistique. »

 
ÉVOLUTIONS

« Parmi nos axes de réflexion, nous envisageons plusieurs niveaux d’évolution à moyen terme : d’une part, nous pourrons réaménager nos locaux, libérer de l’espace en nous séparant des documents papier rendus caducs. D’autre part, nous savons qu’un couplage entre notre ERP et notre GED nous apportera des services très utiles en termes de relations clientèle – nos clients pourront par exemple avoir accès à leurs dossiers et les échanges seront encore améliorés. Nous ne voulons pas nous précipiter et, par chance, la souplesse et la facilité d’utilisation de l’outil GED nous ouvrira sans nul doute de nouvelles perspectives sur la durée, » conclut M. Barrault.