lundi 25 janvier 2010

Collectivités/Mairies : Mr Pierre Lorenzo, directeur adjoint du CDG 82 – utilisateur novaxel depuis 5 ans

Mr Lorenzo, quel est votre métier, et quel a été votre grand défi en 2009 ?

« Le CDG82 est un établissement public à caractère administratif dont une des principales missions est la gestion des carrières de plus de 3500 agents territoriaux du département 82 (recrutement, notation, avancement, retraite, etc…)

Le service informatique du Centre a mis en place en 2008 pour les collectivités du département une plateforme de dématérialisation du contrôle de légalité destinée à permettre la transmission sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.

Devant l'engouement des collectivités pour ce projet (près d'un tiers des collectivités du département équipées en 1 an), nous avons décidé d'étendre le périmètre de cette dématérialisation en l'appliquant aux procédures en amont et en aval du contrôle de légalité.

Pour cela, nous avons procédé courant 2009 à la numérisation de nos 3500 dossiers agents et à leur classement dans la GED NOVAXEL.

Outre un gain de place évident (7 armoires ont été vidées), le principal intérêt du système est qu'il permet aux 7 agents gestionnaires concernés d'accéder à ces dossiers facilement, rapidement et de façon sécurisée.

Avez-vous dématérialisé d’autres types de dossiers ?

« Notre CDG organise régulièrement des réunions paritaires (CAP, CTP, …) composées de représentants d'élus et d'organisations syndicales … Au total cela représente environ 80 personnes auxquelles nous devons mettre à disposition, avant chaque réunion, des documents préparatoires parfois volumineux, qui seront étudiés en commission.

Grace au module WEB de notre GED NOVAXEL, nous avons mis en place sur le site internet du Centre, un espace extranet sécurisé où les membres des commissions peuvent venir consulter ces documents à distance quand ils le souhaitent. Après 6 mois d'utilisation, environ 1/4 des membres utilise cette consultation dématérialisée, réduisant d'autant les déplacements et les éditions papier."


Et, en 2010 ?

Nous travaillons sur un projet de workflow dématérialisé du conseil statutaire.
En effet, quand une collectivité établit un projet d'arrêté ou de délibérations concernant son personnel, elle le transmet au Centre pour avis. Après avoir été visés par le CDG, ces actes sont renvoyés à la collectivité pour signature puis adressés pour certains d'entre eux aux services préfectoraux du contrôle de légalité. Enfin, une copie signée par toutes les parties intéressées doit être renvoyée par la collectivité au CDG qui l'archive… Beaucoup d'allers-retours, de copies, de temps perdu et de risques d'erreurs …
Le système de workflow que nous souhaitons mettre en place va consister à dématérialiser et automatiser une grosse partie de ces transmissions entre le Centre et les collectivités et d'en améliorer la traçabilité. Il permettra aux services gestionnaires du Centre de connaître à tout moment le statut de chaque acte traité "projet", "visé", "transmis en préfecture" ,"à archiver" , et de les classer automatiquement dans notre GED NOVAXEL.

Nos procédures d’échanges seront simplifiées et sécurisées, ce qui nous permettra d’améliorer nos relations avec les collectivités, sans compter le gain de place et de temps.

Vos collaborateurs ont-ils adhéré facilement à la ged ?

Oui, car notre principal critère de choix de logiciel a été la simplicité …
Nous avions testé des logiciels libres (open source) mais ils se sont révélés trop complexes dans leur utilisation au quotidien pour espérer une adhésion rapide des utilisateurs.
Nous recherchions un logiciel simple d’utilisation, évolutif, paramétrable et puissant face à nos exigences et doté d'un support client pérenne et disponible.
La GED NOVAXEL, grâce à son langage de script permet de développer de petits modules en vue d'automatiser certaines taches. Nous pouvons par exemple en un seul clic : copier les documents préparatoires des commissions dans les armoires extranet des membres concernés, apposer leur nom et prénom en filigrane dans tous les documents publiés, et leur envoyer un mail de notification pour les inviter à consulter leur espace membre.

Nous tenons à remercier particulièrement Mr Duteil du Centre Bureautique de Montauban, partenaire de NOVAXEL, dont l'expertise a été essentielle dans la réussite de toutes les phases de ce projet : étude, assistance à la numérisation, formation et suivi...

Il a y bien 15 ans qu'on entend parler du "bureau sans papier". Aujourd'hui, la technologie et les mentalités sont prêtes. En réduisant l'utilisation des dossiers papier, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler autrement, et de contribuer à améliorer notre métier au niveau économique et écologique.

1 commentaire:

Anonyme a dit…

bonjour,
Nègrepelisse utilise beaucoup internet pour la gestion de ses agents avec le centre de gestion 82. je tiens à souligner que c'est très appréciable, rapide, les réponses sont sures, le service compétent. merci cela m'a simplifié la vie.