Partenaire - Ged libre … gratuit or not gratuit !

Madame,
Je suis de formation ingénieur mathématicien/informaticien d’origine. Je suis le fondateur de la société IRIUM et j’ai toujours décidé des choix de nos outils de développement depuis 1982. J’en ai été le PDG jusqu’en 2007 ou j’ai fait un LBO. Je suis depuis le « Chief Product Officer » en charge de la R&D.

J’ai créé en 1997 une filiale aux USA que j’ai animé sur place (Denver) pendant 7ans. C’est là où j’ai pu développer le sens de la recherche du pragmatisme et compris qu’un logiciel, qu’une solution devait être tourné non pas vers celui qui le ou la conçoit mais vers celui qui l’utilise tous les jours, 8 heures par jours, 300 jours par an et pendant 40 ans!!!

Nous sommes une SSII qui édite et déploie des logiciels. Nous sommes 130 répartis en France (La Rochelle, Toulouse, Paris, Lyon), Australie (Sydney), Allemagne (Dusseldorf), et Espagne (Madrid). Nous avons plus de 700 clients dans 30 pays.

Nous avons souhaité à un moment donné organiser nos documents, ceux accessibles aux développeurs, ceux accessibles aux clients, au marketing, à l’administration des ventes, etc…
Etant une société d’ « informaticiens » nous nous sommes donc par définition, et sans réfléchir plus avant, tout naturellement orientés vers des logiciels dits du monde « Libre » et soi-disant « Gratuit ».

Nous avons donc mis en place « la ged "x" ». Nous avons envoyé en formation un de nos ingénieurs, acheté les livres ad hoc.

Nous avons mis en place cet outil. On peut probablement lui faire dire « papa-maman » mais c’est au détriment de la simplicité, de la convivialité, de l’efficacité…et au bout de 3 ans :

- Quand on parle de mettre un document sous la ged "x" tout le monde dit « bien si tu sais où le mettre tu auras de la chance »,
- Lorsque que l’on cherche un document c’est « bonne chance…et quand tu l’auras trouvéalors surtout copie le sur ton portable !!! »,
- A chaque fois que je demande quelque chose c’est le classique « Oui c’est possible mais il faut que je me renseigne sur le forum !!! »,
- Et ensuite c’est « il y a une nouvelle version mais il faut la tester, et la migration est compliquée, le schéma de données a changé, etc »,
- Et puis maintenant c’est « ce serait bien si on avait une maintenance…25 K€ par an !!! Pour du gratuit ».
- Et la dernière idée c’est « l'utilitaire "y" (logiciel gratuit) permet d’intégrer automatiquement des flux entrants de documents dans la ged "x" »…

Donc in fine on s’oriente vers une véritable usine à gaz … « gratuite »…enfin pas vraiment.

En fait c’est un gratuit qui coûte beaucoup en coût interne…coût que l’on sous-estime toujours. Comme nous souhaitions intégrer une GED à notre offre d’ERP soit on décidait d’intégrer la ged "x" soit on cherchait une autre solution. Nos équipes ont décidé de ne pas proposer la ged "x" à nos clients qui sont eux des non informaticiens. Et nous avons préféré chercher un produit plus convivial et surtout qui corresponde à la manière de travailler des utilisateurs finaux habitués aux OFFICE, ERP, etc…

Les personnes en charge de cette recherche, dont certaines informaticiennes également, ont sélectionné NOVAXEL. J’ai pu, comme certains de nos commerciaux du reste, installer le logiciel sur mon portable à titre expérimental, faire mes tests, mes intégrations avec outlook, etc… et ce sans avoir faire une seule demande aux informaticiens. Nous avons finalement opté pour ce produit pour intégration à notre ERP et pour l’intégrer à notre offre.

Par rapport à la ged "x", NOVAXEL est :
- Facile à mettre en place,
- Intuitif,
- L’aperçu immédiat, à la volée, des PDF, Word, Excel, Powerpoint, etc… est très efficace et très rapide,
- Le format PDF interne avec tampon, annotation, etc, est d’une efficacité sans égale,
- L’intégration avec OUTLOOK, le classement des pièces attachées, (OUTLOOK vers NOVAXEL) est très pratique,
- L’envoi d ’un document de NOVAXEL vers l’email est immédiat et simple d’utilisation,
- La génération d’un PDF à partir d’un word sur un clic…est très utile et évite des duplications de documents pour cause de formats différents,
- On peut changer son organisation facilement…le déplacement de ou des bibliothèques est simple,
- L’utilisation de Firebird est sans douleur et donne une grande liberté si on le souhaite,
- La rapidité d’exécution est sans commune mesure comparé à la ged "x" qui est lent voire très lent…

Et tout cela sans avoir à faire appel à un informaticien.

Ensuite pour les automatismes (les scripts/workflow) bien entendu il faut que l’on utilise des compétences en Pascal. Mais nous avons interfacé notre ERP en quelques jours (Edition des factures, des devis avec classement automatique dans la GED, interrogation d’un dossier client GED à partir de l’interrogation du compte dans l’ERP, idem pour les fournisseurs, les projets, etc.

Bien entendu une partie de nos informaticiens affirme que tout cela peut être fait avec la ged "x" en java qui est un langage plus moderne, etc… oui sûrement mais à quel coût ?
Et de plus certaines fonctionnalités n’existent pas dans la ged "x" et ce n’est pas pour demain à mon avis:
- Aperçu immédiat et à la volée des documents en parcourant le classement,
- Annotation immédiate à la volée sur un PDF,
- Le format PDF Interne,
- Le fait sans avoir à faire aucune manipulation d’envoyer un PDF à partir d’un Word juste en cliquant sur un icône,
- Facilité de mettre en place une nouvelle bibliothèque,…

NOVAXEL a été fait, orienté pour les utilisateurs finaux.

la ged "x" est plus sophistiqué et on doit pouvoir faire plus…mais il faut se poser la question :

Pourquoi devrions-nous avoir besoin de faire plus, pourquoi faire?
Quel est la problématique que je cherche à résoudre ?
Qui va s’en servir tous les jours?
C’est comme tout outil…on utilise 15% des possibilités offertes, que ce soit avec Word, Excel, son iPhone, sa télévision, son lave vaisselle !!!

N’en déplaise aux informaticiens, dont je suis, NOVAXEL est mieux adapté aux profils des personnels qui utilisent ce type de produit. Imposer la ged "x" est la meilleure façon de faire échouer l’implémentation d’une GED pour des utilisateurs classiques normalement constitués.
De plus il est plus facile de traiter avec l’équipe de NOVAXEL qu’avec le monde « flou » de la communauté «la ged "x" » à moins de vouloir passer les ¾ de son temps sur internet à chercher des solutions, des astuces, à se congratuler, comparer ses astuces, entre gens de bonne compagnie.

C’est mon avis d’informaticien expérimenté et qui a à lutter contre l’esprit de chapelle, de caste. Les informaticiens supportent très mal que les opérationnels puissent décider sans eux, se débrouiller sans eux. On oublie un peu trop que l’informatique doit être un outil qui doit simplifier la vie, rendre autonome, efficace.

Restons pragmatique, simple, efficace et productif pour le plus grand bonheur des directions générales in fine.

Proposez donc à votre Direction Générale un test en réel :
- la ged "x" standard
- Novaxel standard
Et on y va…

Exercices:

• Classer un document Word dans la GED à partir de l’explorer Windows. Top chrono !!!
• Classer un document dans la GED à partir de Word ou Excel sans avoir à la sauvegarder avant bien entendu. Top Chrono !!!
• Classer un e_mail avec son attachement dans la GED. Top chrono !!!
• Annoter un PDF dans la GED à la volée sans extraire le document. Top chrono !!!
• Envoyer un document en PDF en e_mail à partir d’un word à la volée (Sans l’extraire). Top chrono.
• Recherche un document parmi 10 000.
• Recherche un classer ou autre dans une branche de l’arborescence (saisie dans l’en tête de la colonne dans Novaxel). Top chrono !!!
• Et bien d’autres….

Et surtout faites cela devant la Direction générale et avec 2 rétroprojecteurs…et un chronomètre. Je prends les paris….et pas besoin d’huissier car la différence ne sera pas de l’ordre de la seconde…..

Je ne suis pas « vendu à NOVAXEL » certes non. Mais simplement un informaticien avec du bon sens commun et qui essaie de ne pas se tromper de combat. C’est ce que je pense et ai pu constater dans ma propre entreprise …d’informatique.

Ces commentaires n’engagent bien entendu que moi selon m aperception des choses.

Cordialement.
Didier GILLET
Chief Product Officer
IRIUM Holding Group