jeudi 28 janvier 2010

Assistante : Osez porter un projet GED !

La FFMAS s’affirme comme un réseau promoteur de la culture de la dématérialisation au service du développement durable et a l’ambition de recenser, communiquer et mutualiser toutes les initiatives impulsées par des assistant(e)s autour de cet enjeu sociétal.

Nous avons fait appel à Corinne LE BRAS, chef de projet de la mise en place d’une GED d’organisation à l’IFREMER à Brest, porté par 6 assistantes.
Ce projet a été sélectionné lors d’Assist Expo 2009, dans le cadre des Défis d’Entreprise organisé par Prometis.

Après avoir rappelé que la GED (Gestion Electronique de Documents) englobe l’ensemble des outils et techniques pour dématérialiser, classer, gérer, stocker, consulter les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’organisation et reprécisé ses enjeux (gain de temps, meilleure communication, meilleure diffusion, gage de qualité, optimisation des coûts…) Corinne LE BRAS a présenté ce projet né de plusieurs constats :
 - difficultés à gérer les flux de plus en plus innombrables de documents papiers et électroniques reçus quotidiennement par les managers
 - des responsables trop sollicités par des tâches administratives au détriment de leurs propres missions
 - inflation de demandes auxquelles les responsables sont tentés de répondre directement
 - dossiers incomplets, sentiment de perte d’efficacité, de réactivité, situation de stress
 - dévalorisation d’un métier, démotivation d’une profession
…et d’un objectif des assistant(e)s de «rester actrices» de leur métier :
 - réaffirmer le rôle de pivot et garantes de la bonne circulation et stockage de l’information
 - développer la culture du partage de l’information au bénéfice de dossiers pour les responsables
 - supprimer les redondances de classement
 - répondre à des questions sociétales comme le développement durable, la qualité, la gestion des savoirs (KnowledgeManagement)

Ce projet est également né d’une prise de conscience de la nécessité de faire évoluer la fonction d’Assistant(e), dont le rôle impose de gagner en efficacité, réactivité et précision ainsi qu’une volonté de décharger au maximum les responsables eux-mêmes soumis à l’élargissement du périmètre de leurs fonctions. Il a entraîné une réflexion d’un groupe d’assistant(e)s sur l’organisation de leur travail, une remise en cause de leurs procédures et de leur réactivité face à une situation donnée, et donc, inévitablement a eu des incidences sur l’évolution de la profession et leur épanouissement au travail.

Les assistant(e) sont conscientes du rôle qu’elles ont à jouer sur la gestion des supports de communication et de sauvegarde des savoirs dans les organisations, et ont eu l’opportunité de rappeler aux managers, absorbés sous des responsabilités administratives croissantes, que les secrétaires d’hier ont fait place aux assistant(e)s d’aujourd’hui… Pour preuve, ce projet initié à l’initiative de sept assistantes, a été soutenu par des responsables qui ont accepté de leur faire confiance en leur donnant une chance et une année pour convaincre.

Bravo à nos collègues de Brest d’avoir relevé un tel défi interne … dont toutes les assistant(e)s de France doivent être fièr(e)s et s’inspirer pour piloter leur positionnement dans les organisations !

Monique JANY : "la rencontre FFMAS – Corinne LE BRAS émer gea d’un «appel à réseau» pour un besoin personnel, lorsque je fus confrontée à la mise en place d’un projet de dématérialisation de l’information sur mon lieu de travail. J’ai été mise en relation (merci Christine Harache) avec une vraie experte de la GED qui a intégré les effectifs de la FFMAS et a la volonté et le charisme nécessaire pour partager et transmettre ses expériences à nos membres.

Rendez-vous le 9 mars à Toulouse, où Corinne viendra présenter son projet aux adhérent(e)s de Secretop. Vous êtes bienvenu(e)s".

Merci à Corinne qui a rejoint la FFMAS pour nous aider à promouvoir les projets de dématérialisation impulsés à l'initiative des assistant(e)s.
Pour la contacter : bureau@ffmas.com

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